Sistema completo para o departamento de operações
Diretor de operações de uma empresa que acompanha diariamente os indicadores de todas as áreas e precisa de uma única visão operacional.
Uma sala de operações diária que reúne os indicadores, as ocorrências e as decisões dos departamentos e produz um relatório semanal pronto para a direção.
Sem cartão de crédito — o seu projeto fica pronto com o sistema completo num minuto
É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
O dia começa com os cartões de indicadores na coluna «Indicador»: cada gestor de departamento atualiza a leitura dos seus indicadores — realização, atrasos, qualidade e assiduidade — antes da hora do acompanhamento matinal. Qualquer indicador que ultrapasse o limite acordado tem o cartão convertido em «Ocorrência», com a descrição do problema e o seu impacto; o departamento envolvido assume-o e ele passa para «Acompanhamento», onde se regista diariamente o que foi feito até à resolução. O que exigir uma decisão de gestão — conflito de prioridades, orçamento ou competência — o diretor de operações levanta para «Decisão» e decide na reunião de operações; depois a síntese da semana passa para «Relatório semanal», e o que se repete entre as ocorrências converte-se num cartão em «Melhoria», para ser tratado na raiz e não em modo de emergência.
O Chat é o canal de coordenação rápida ao longo do dia: uma pergunta sobre a leitura de um indicador ou um pedido de atualização do estado de uma ocorrência entre o coordenador e os gestores de departamento. Já as decisões não se perdem no Chat: cada decisão operacional documenta-se no Fórum, com os motivos e os fundamentos, para a equipa a ela regressar daqui a um mês. Os Anúncios são o canal oficial do diretor de operações: uma circular de novo procedimento ou um aviso de mudança de prioridades chega a todos em formato oficial. E os Recebíveis registam as despesas das resoluções e as compras operacionais urgentes de cada departamento — o diretor de operações conhece o custo de cada ocorrência a partir de um só lugar.
A informação flui num ritmo fixo: o coordenador de operações reúne os cartões de indicadores dos gestores de departamento e verifica a sua completude; o diretor de operações lê o quadro completo de manhã, escala para «Decisão» o que merece e faz chegar o que exige orientação geral através dos Anúncios. No fim da semana, o coordenador reúne os cartões de «Relatório semanal» num único documento que sobe à administração — e o quadro torna-se a memória operacional da empresa, não os esforços individuais.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Diretor de operações
Revê todo o quadro todas as manhãs, decide os cartões de «Decisão» na reunião de operações e aprova o relatório semanal antes de subir à direção.
Gestores de departamento
Atualizam diariamente os cartões de indicadores, assumem as ocorrências que chegam aos seus departamentos em «Acompanhamento» e registam o que foi feito em tempo real.
Coordenador de operações
Reúne os indicadores e verifica a completude dos cartões, acompanha as datas de vencimento das ocorrências e prepara o rascunho do relatório semanal.
Analista de indicadores de desempenho
Vigia as tendências recorrentes dos indicadores e propõe o que delas se converte em cartões de «Melhoria»; apoia as decisões do diretor de operações com números.
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Chat — O canal rápido de coordenação diária da equipa
- Fórum — Discussões documentadas em secções organizadas — decisões e conhecimento que nunca se perdem
- Anúncios — A voz oficial da direção — circulares e avisos que chegam a todos
- Recebíveis — O dinheiro interno com privacidade rigorosa — recebíveis, adiantamentos e despesas
Secções do fórum (4)
- Decisões operacionaisDocumentação de cada decisão operacional: qual o problema, quais as opções, o que se decidiu e porquê — referência permanente que não se perde no Chat.
- Leituras de indicadoresDebate aberto sobre a tendência de um indicador específico, quando as leituras levantam questões que ultrapassam um só departamento.
- Resolução de ocorrências recorrentesAnálise coletiva das ocorrências que se repetem semana após semana, para chegar à raiz e tratá-la de vez.
- Melhoria de procedimentos operacionaisSugestões para melhorar os procedimentos de acompanhamento e escalonamento entre departamentos e documentação do que for aprovado.
«Regras de trabalho neste sistema» — Fixado no fórum
1) O cartão de cada indicador de departamento atualiza-se antes do acompanhamento matinal, sem exceção. 2) Qualquer ultrapassagem do limite acordado converte-se de imediato num cartão de «Ocorrência» — não se discute apenas verbalmente. 3) As decisões operacionais documentam-se na secção «Decisões operacionais» do Fórum; o Chat é só para coordenação rápida. 4) O cartão de «Acompanhamento» atualiza-se diariamente com o que foi feito e só passa para «Decisão» se precisar de facto de uma decisão de gestão. 5) O relatório semanal reúne-se a partir dos cartões do quadro, não da memória das pessoas, e aprova-se antes do fecho da semana.
Anúncio de boas-vindas: «Bem-vindos à sala de operações diária»
A partir de hoje, este quadro é a nossa forma de acompanhamento: os indicadores dos departamentos atualizam-se de manhã, as ocorrências acompanham-se até ao encerramento e as decisões documentam-se no Fórum, não no Chat. Comecem por registar agora os indicadores dos vossos departamentos; quem tiver dúvidas sobre o método de trabalho encontra-as no tópico «Regras de trabalho» fixado no Fórum.
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