Sistema de governação de dados
Equipas que gerem a qualidade dos dados da empresa, as suas políticas, classificação e conformidade com o regime de proteção de dados pessoais.
A governação de dados como prática diária: políticas aprovadas, qualidade medida, classificação documentada e conformidade de privacidade comprovada.
Sem cartão de crédito — o seu projeto fica pronto com o sistema completo num minuto
É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
Cada política de dados — partilha, retenção, qualidade, acesso — entra como cartão na coluna «Política», onde é redigida e aprovada antes de qualquer outro trabalho. As questões de qualidade de dados entram como cartões em «Qualidade»: duplicados nos registos de clientes, campos em falta num sistema, dados contraditórios entre dois sistemas — cada questão com a origem, o impacto e o dono da resolução. Os ativos de dados passam por «Classificação», onde se define o nível de sensibilidade de cada ativo: público, interno, confidencial ou estritamente confidencial, ligando-lhe os controlos de acesso. Os requisitos do regime de proteção de dados pessoais gerem-se em «Conformidade»: registos de tratamento, consentimentos das pessoas, pedidos dos titulares dos dados e avaliações de impacto. A situação sintetiza-se periodicamente em «Relatório» e os tratamentos de longo prazo ficam em «Acompanhamento».
O Fórum é o conselho de governação documentado: as definições de dados uniformes discutem-se ali, até as Finanças e as Vendas concordarem num único significado de «cliente ativo»; os conflitos de titularidade entre sistemas resolvem-se com decisões documentadas; e as interpretações dos requisitos de privacidade aprovam-se como referência. Os Anúncios comunicam à empresa cada nova política ou alteração relevante — uma política de partilha de dados não se fica a saber por acaso.
Os Recebíveis acompanham o dinheiro da governação: os honorários das consultorias e da auditoria externa à conformidade, as coimas de privacidade se ocorrerem, e o custo das ferramentas de qualidade de dados — tudo ligado aos respetivos cartões, para o custo real da governação ser visível para a direção.
O responsável de governação de dados é dono do quadro e revê «Conformidade» semanalmente, porque os pedidos dos titulares dos dados têm prazos legais que não admitem atraso; os proprietários de dados nos departamentos resolvem as questões de «Qualidade» no seu âmbito e validam a «Classificação» dos seus ativos. A regra de ouro: nenhum dado novo se recolhe ou partilha externamente sem passar por este sistema — política, classificação e conformidade.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Responsável de governação de dados
É dono do quadro: lidera a redação e aprovação de «Política», revê «Conformidade» semanalmente e apresenta o «Relatório» periódico à direção.
Proprietários de dados nos departamentos
Resolvem as questões de «Qualidade» no âmbito dos seus dados e validam a «Classificação» dos seus ativos e os controlos de acesso.
Encarregado da proteção de dados (EPD)
Gere os cartões de «Conformidade»: registos de tratamento, pedidos dos titulares e avaliações de impacto, nos prazos legais.
Coordenador de qualidade de dados
Mede os indicadores de qualidade periodicamente e levanta as questões em cartões em «Qualidade», com a origem e o impacto.
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Fórum — Discussões documentadas em secções organizadas — decisões e conhecimento que nunca se perdem
- Anúncios — A voz oficial da direção — circulares e avisos que chegam a todos
- Recebíveis — O dinheiro interno com privacidade rigorosa — recebíveis, adiantamentos e despesas
Secções do fórum (4)
- Definições e normas comunsDocumentação das definições de dados acordadas entre departamentos — cliente ativo, colaborador em funções, produto em vigor — para os relatórios baterem certo.
- Questões de qualidade de dadosDiscussão das questões recorrentes, das suas causas raiz e dos planos de resolução na origem, não da correção manual.
- Interpretações do regime de proteção de dadosAs posições aprovadas na interpretação dos requisitos do regime de proteção de dados pessoais e na sua aplicação aos nossos sistemas.
- Decisões de titularidade de dadosResolução dos conflitos de titularidade entre sistemas e departamentos com decisões documentadas — quem pode alterar e quem pode consultar.
«Regras de trabalho neste sistema» — Fixado no fórum
1) Nenhuma política de dados entra em vigor sem ser aprovada aqui e anunciada oficialmente — o costume corrente não é política. 2) Cada ativo de dados tem um proprietário declarado e um nível de classificação documentado — um ativo sem proprietário trata-se como questão em «Qualidade». 3) Os pedidos dos titulares de dados pessoais registam-se em cartões em «Conformidade» no dia em que chegam, por estarem sujeitos a prazos legais. 4) As definições de dados uniformes aprovam-se no Fórum; nenhum departamento pode adotar uma definição contrária à aprovada. 5) A partilha de quaisquer dados com um terceiro exige um cartão que passa pela classificação e pela conformidade antes da entrega.
Anúncio de boas-vindas: «Bem-vindos ao sistema de governação de dados»
A partir de hoje, os dados da empresa gerem-se com políticas anunciadas: cada política aprova-se aqui e anuncia-se neste canal, cada questão de qualidade de dados tem cartão e dono, e nenhum dado novo se recolhe ou partilha externamente sem passar por este sistema em classificação e conformidade. Primeiro passo: leiam o tópico «Regras de trabalho» no Fórum e classifiquem os ativos de dados mais importantes dos vossos departamentos em cartões na coluna «Classificação».
Sistemas semelhantes a este
Pronto? Seu primeiro projeto está a dois minutos
Crie seu espaço gratuito agora e convide sua equipe antes do fim do dia.