Sistema de gestão de instalações
Equipa de gestão de instalações que opera os edifícios da empresa e os seus serviços diários e controla os seus custos.
A operação dos edifícios, da ocorrência à manutenção periódica, com um custo de operação claro para cada instalação.
Sem cartão de crédito — o seu projeto fica pronto com o sistema completo num minuto
É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
A manutenção periódica corre em cartões agendados em «Manutenção», com datas de vencimento para cada ativo: climatização, elevadores, eletricidade e canalização. As ocorrências dos colaboradores entram em «Ocorrência» logo que chegam e o supervisor técnico avalia-as: urgentes, atribuídas de imediato, ou normais, incluídas no plano do dia. Com a atribuição, passam para «Execução», onde o técnico atualiza o cartão com o que foi feito e as peças utilizadas, até ao encerramento. Os serviços diários — limpeza, copa e segurança — são cartões recorrentes em «Serviço diário», marcados como concluídos todos os dias. No fim do mês, os custos de cada instalação reúnem-se em «Custo» e sintetizam-se num «Relatório» mensal que sobe à direção.
O Chat é o canal das ocorrências urgentes e da coordenação no terreno: um aviso de fuga ou de corte chega de imediato ao técnico mais próximo, com uma fotografia do local, e ele avança sem esperar por um ciclo de e-mails. Os Recebíveis registam cada euro gasto nas instalações: peças, contratos de limpeza, manutenção externa e trabalhos urgentes — cada despesa ligada à respetiva instalação; assim se vê em «Custo» que edifício consome o orçamento e que contrato externo não merece renovação.
O gestor de instalações distribui o trabalho, aprova os grandes encerramentos e revê «Custo» mensalmente; o supervisor técnico recebe as ocorrências, classifica-as e atribui-as aos técnicos; os técnicos executam e atualizam os cartões a partir do local; e o coordenador de serviços gere os cartões de «Serviço diário» e verifica o cumprimento dos empreiteiros. A ocorrência do colaborador começa no Chat e converte-se num cartão oficial que o autor acompanha até ao encerramento — nenhuma ocorrência se perde entre o WhatsApp e as chamadas.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Gestor de instalações
Distribui as prioridades de trabalho e aprova o encerramento das grandes ocorrências; revê o custo mensal de operação e decide a renovação dos contratos.
Supervisor técnico
Recebe as ocorrências e classifica-as como urgentes ou agendadas, atribui-as aos técnicos e move os cartões entre «Ocorrência» e «Execução».
Técnicos de manutenção
Executam a manutenção periódica e as ocorrências a partir do local e atualizam os cartões com o que foi feito e as peças consumidas.
Coordenador de serviços
Gere os serviços diários de limpeza e copa em «Serviço diário», acompanha o cumprimento dos empreiteiros e recebe as observações dos colaboradores.
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Chat — O canal rápido de coordenação diária da equipa
- Recebíveis — O dinheiro interno com privacidade rigorosa — recebíveis, adiantamentos e despesas
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