Sistema de experiência dos colaboradores no escritório

Tudo começa em «Necessidade»: os pedidos e observações dos colaboradores sobre o ambiente de trabalho — uma sala de reuniões que não chega, um equipamento que avaria, uma iluminação incómoda — entram em cartões que o coordenador do escritório recebe. O que é aprovado passa para «Preparação», para ser executado: compra, rearranjo, manutenção ou mudança de procedimento. Os serviços recorrentes — café, água, papelaria e receção de visitas — são cartões periódicos em «Serviços», acompanhados diariamente para não falharem. Mensalmente, o resultado mede-se em cartões de «Satisfação», através de um inquérito curto cujos resultados se registam no quadro; as despesas reúnem-se em «Custo»; e a síntese da situação sobe num «Relatório» periódico à direção.

O Chat é a receção virtual: um pedido urgente de sala de reunião ou uma observação sobre o serviço do dia chega de imediato, e o que merecer converte-se num cartão oficial que o autor acompanha. Os Recebíveis controlam o orçamento do bem-estar no escritório: compras de copa, papelaria e equipamento das salas registadas rubrica a rubrica — o coordenador sabe quando se aproxima do teto do mês e apresenta alternativas inteligentes, em vez de interromper o serviço de repente.

O coordenador do escritório é o coração do sistema: recebe as necessidades, ordena as prioridades e move os cartões até ao encerramento, com resposta ao autor do pedido. O responsável de serviços gere os cartões diários de «Serviços» e acompanha os fornecedores; e o responsável de compras executa o que exige compra e regista-o nos Recebíveis. Os resultados de «Satisfação» leem-se numa curta reunião mensal que decide o que entra em «Necessidade» no próximo ciclo — um circuito fechado que não pára.