Система digital-агентства
Digital-агентства, предлагающие клиентам сайты, приложения и цифровой маркетинг.
От предложения клиенту до производства, передачи и ежемесячного контракта поддержки — полный цикл клиента с задокументированными замечаниями.
Без банковской карты — ваш проект будет готов с полной системой за минуту
Так выглядит доска системы, которую вы получите: колонки рабочего процесса и стартовые карточки с первыми шагами
Как устроена работа в этой системе?
Каждая возможность начинается карточкой в «Предложение», где аккаунт-менеджер готовит техническое и финансовое предложение, а после подписания клиентом карточка переходит в «Производство», и работа распределяется между дизайнерами, разработчиками и авторами контента подзадачами на карточке. По завершении первой версии карточка переходит в «Согласование клиентом», где его замечания собираются задокументированными раундами, а не разрозненными сообщениями, затем в «Передача» после финального утверждения и передачи прав и доступов, и наконец «Ежемесячная поддержка», если договор включает постоянное сопровождение, — здесь проект превращается из затрат в повторяющийся доход.
Форум документирует замечания клиентов и их решения: каждый раунд согласования — тема, собирающая замечания, что из них принято, от чего мы вежливо отказались и почему, — защита агентства от раздувания объёма и сохранение отношений. Чат — для ежедневной внутренней координации производственной команды. Объявления — для новостей и политик агентства: новые цены, отпуска, утверждение инструментов. Взаиморасчёты ведут платежи клиентов по этапам договора и начисления внештатных подрядчиков конфиденциально.
Аккаунт-менеджер владеет отношениями: пишет предложение, принимает замечания клиента и документирует их на форуме, получает финальное утверждение. Продюсеры ведут карточку «Производство», распределяют задачи и держат сроки. Команда поддержки принимает карточки «Ежемесячная поддержка» и выполняет текущие запросы клиентов в рамках договора. Информация течёт от клиента к аккаунт-менеджеру, на форум и к производственной команде — у этого маршрута нет сокращений.
Кто за что отвечает?
Операционные роли в этой системе и зона ответственности каждой в ежедневной работе — назначьте их команде как есть или адаптируйте под себя.
Аккаунт-менеджер
Пишет предложения в «Предложение» и владеет отношениями с клиентом: принимает его замечания и документирует на форуме, получает утверждения и продвигает карточку к «Передача».
Продюсеры
Ведут карточку «Производство»: распределяют работу между дизайнерами, разработчиками и авторами контента, отслеживают сроки и согласованный объём.
Команда поддержки
Выполняет запросы клиентов «Ежемесячная поддержка» в рамках действующих договоров, ежемесячно обновляет карточки выполненным и эскалирует аккаунт-менеджеру то, что выходит за рамки договора.
Финансы
Проводят платежи по договорам по этапам во Взаиморасчётах, отслеживают начисления внештатных подрядчиков и напоминают о платежах, зависших на утверждении клиента.
Что подготовлено для вас с первого дня?
Модули системы
- Задачи — Канбан-доска с колонками рабочего процесса и карточками исполнения
- Чат — Быстрый канал ежедневной координации команды
- Форум — Задокументированные обсуждения в упорядоченных разделах — решения и знания не теряются
- Объявления — Официальный голос руководства — распоряжения и оповещения, которые доходят до всех
- Выплаты — Внутренние деньги со строгой конфиденциальностью — выплаты, авансы и расходы
Разделы форума (4)
- Задокументированные замечания клиентовРаунды согласования каждого клиента отдельной темой: что запрошено, что принято и от чего отказались — реестр, защищающий обе стороны от недопонимания.
- Объёмы работ и измененияЗапросы клиентов вне исходного договора: оцениваются, тарифицируются, и решение об их принятии или отсрочке документируется.
- Портфолио и урокиЧто удалось в сданных проектах и что затормозило — уроки, на которых команда строит будущие предложения и оценки.
- Производственные инструментыОценка инструментов дизайна, разработки и управления контентом, опробуемых командой до официального утверждения.
«Правила работы в этой системе» — Закреплено на форуме
1) Производство не начинается до подписания предложения и проводки первого платежа во Взаиморасчётах. 2) Замечания клиента документируются на форуме отдельной темой на каждый раунд — что не задокументировано, то не исполняется. 3) Любой запрос вне рамок договора поднимается в раздел «Объёмы работ и изменения» и тарифицируется до исполнения. 4) Передача не происходит до задокументированного утверждения клиентом и передачи всех доступов и прав. 5) Запросы ежемесячной поддержки исполняются в рамках договора, а выходящее за них эскалируется аккаунт-менеджеру. 6) Начисления внештатников проводятся во Взаиморасчётах сразу после утверждения их работ.
Приветственное объявление: «Добро пожаловать в систему агентства»
С сегодняшнего дня каждый клиент проходит карточкой от «Предложение» до «Ежемесячная поддержка», а каждое замечание клиента документируется на форуме отдельной темой — с этого дня ни одного утверждения и ни одной правки разрозненными сообщениями. Первый шаг: регистрация открытых предложений, текущих проектов и контрактов поддержки. Чат — для внутренней координации, а официальные решения приходят к вам в этом канале.
Похожие системы
Готовы? До вашего первого проекта — две минуты
Создайте бесплатное рабочее пространство сейчас и пригласите команду до конца дня.