Система отдела кадрового делопроизводства

Каждый поступивший от сотрудника запрос регистрируется карточкой в колонке «Запрос» с его типом и приложениями: справка о работе, заявление на отпуск, обновление данных, справка о зарплате. Карточка переходит в «Проверку», где проверяется соответствие запроса условиям и полнота документов — неполный запрос возвращается подателю с ясным замечанием на карточке. После проверки — в «Выдачу», где готовится письмо или исполняется процедура, затем в «Вручение» при передаче сотруднику с фиксацией получения, и, наконец, в «Архив», где копия сохраняется в личном деле сотрудника; заархивированные карточки собираются в «Ежемесячный отчёт» с количеством запросов, их типами и средним временем исполнения.

Чат — канал координации внутри команды и с другими департаментами: вопрос о недостающем документе, подтверждение данных с госорганом или сигнал сотруднику сервиса о срочном запросе. Правило: статус запроса читается из колонки карточки, а не из вопроса в чате — любого сотрудника, спрашивающего о своём запросе, сразу переадресуют к номеру его карточки.

Работа течёт так: сотрудник сервиса принимает запрос и регистрирует его; руководитель кадрового делопроизводства ежедневно просматривает колонку «Проверка» и распределяет то, что требует более высокого административного утверждения; после вручения руководитель следит за полнотой архивации до конца каждой недели, а затем извлекает ежемесячный отчёт из колонки «Ежемесячный отчёт» и поднимает его руководству.