Комплексная система HR-отдела
HR-отдел компании от 30 до 300 сотрудников, ведущий полный жизненный цикл персонала — от подбора до увольнения.
Полный жизненный цикл сотрудника на одной доске: подбор, адаптация, эффективность, развитие, кадровые вопросы и зарплаты — с задокументированными политиками и строго конфиденциальными финансами.
Без банковской карты — ваш проект будет готов с полной системой за минуту
Так выглядит доска системы, которую вы получите: колонки рабочего процесса и стартовые карточки с первыми шагами
Как устроена работа в этой системе?
Каждый сотрудник или кадровое дело живёт карточкой, движущейся по шести колонкам: старт в «Подборе» при открытии позиции или назначении кандидата, с прикреплением контрактов и документов; затем переход в «Адаптацию», где отслеживается план первых девяноста дней и выдача инструментов и доступов. После прохождения испытательного срока карточка переходит в «Эффективность», где ведутся циклы годовой оценки, затем в «Развитие» — планы роста и курсы; при любом запросе, нарушении или справке карточка движется в «Кадровые вопросы» для обработки и фиксации; наконец, ежемесячное отслеживание начислений оседает в колонке «Зарплаты», где надбавки и удержания проверяются перед каждой ведомостью.
Чат — внутренний канал отдела для быстрой координации: назначить собеседование, вопрос о документе, продвижение зависшего запроса. Форум — справочник политик: в нём публикуются регламенты и утверждённые процедуры, а предлагаемые поправки обсуждаются задокументированно до утверждения — ни одно административное положение не остаётся устным и не теряется со временем.
Объявления — голос отдела для всех сотрудников: официальные циркуляры, сроки подачи заявлений на отпуска, обновления льгот и публикация внутренних вакансий. Взаиморасчёты ведут зарплаты и надбавки со строгой конфиденциальностью: у каждого сотрудника свои проводки — оклад, надбавки, авансы и удержания, — и видят их только уполномоченные; директор отдела знает общую стоимость, не раскрывая деталей по отдельным людям посторонним.
Информация движется так: специалист по подбору передаёт новичка специалисту по кадровым вопросам переносом карточки из «Подбора» в «Адаптацию»; специалист по развитию подхватывает карточку на «Эффективности» и «Развитии»; расчётчик зарплат принимает подтверждённые финансовые изменения в конце каждого месяца перед закрытием; директор отдела наблюдает за всей доской на еженедельной ревизии.
Кто за что отвечает?
Операционные роли в этой системе и зона ответственности каждой в ежедневной работе — назначьте их команде как есть или адаптируйте под себя.
HR-директор
Наблюдает за шестью колонками на еженедельной ревизии, утверждает политики на форуме и подписывает официальные циркуляры перед их публикацией в объявлениях.
Специалист по подбору
Ведёт колонку «Подбор»: регистрирует открытые позиции карточками, координирует собеседования через чат и передаёт принятых в колонку «Адаптация» с полными досье.
Специалист по кадровым вопросам
Обрабатывает запросы сотрудников и их справки в колонке «Кадровые вопросы», сопровождает досье адаптации до завершения и своевременно обновляет данные сотрудников.
Специалист по развитию
Строит планы развития каждого сотрудника в колонке «Развитие» на основе результатов оценки, координирует учебные программы и фиксирует их эффект на карточке.
Расчётчик зарплат
Готовит ежемесячную ведомость в колонке «Зарплаты» и записывает оклады, надбавки и удержания проводками во Взаиморасчётах по каждому сотруднику в полной конфиденциальности.
Что подготовлено для вас с первого дня?
Модули системы
- Задачи — Канбан-доска с колонками рабочего процесса и карточками исполнения
- Чат — Быстрый канал ежедневной координации команды
- Форум — Задокументированные обсуждения в упорядоченных разделах — решения и знания не теряются
- Объявления — Официальный голос руководства — распоряжения и оповещения, которые доходят до всех
- Выплаты — Внутренние деньги со строгой конфиденциальностью — выплаты, авансы и расходы
Разделы форума (4)
- Политики и регламентыУтверждённые тексты трудовых регламентов и административных процедур; любая предлагаемая поправка обсуждается здесь до утверждения.
- Консультации и кейсы сотрудниковПовторяющиеся или сложные административные кейсы, по которым отдел фиксирует своё мнение и обработку, — ориентир для похожих случаев.
- Развитие процедур отделаПредложения по улучшению механизмов подбора, адаптации и оценки от членов самого отдела.
- Утверждённые формы и письмаОфициальные формы писем, контрактов и планов адаптации — одна утверждённая версия, не теряющаяся между устройствами.
«Правила работы в этой системе» — Закреплено на форуме
1. Никаких кадровых дел вне системы: любой новый сотрудник, запрос или цикл оценки регистрируется карточкой в своей колонке в день возникновения. 2. Политики и административные положения фиксируются в разделе форума «Политики и регламенты» — чат только для ежедневной координации, и прошедшие в нём решения силы не имеют. 3. Официальные циркуляры для сотрудников выходят исключительно из объявлений после утверждения директором отдела. 4. Зарплаты, надбавки и удержания записываются только во Взаиморасчётах; цифры зарплат не упоминаются в карточках, чате или на форуме. 5. Карточка не переходит из колонки, пока на ней не прикреплены все документы предыдущего этапа.
Приветственное объявление: «Добро пожаловать в систему HR-отдела»
С сегодняшнего дня эта система — способ работы отдела: каждое кадровое дело — карточка, движущаяся от «Подбора» до «Зарплат»; каждая политика фиксируется на форуме; каждый циркуляр выходит из объявлений; зарплаты ведутся во Взаиморасчётах в полной конфиденциальности. Первый шаг: зарегистрируйте текущие открытые позиции карточками в колонке «Подбор» и прочтите закреплённую тему «Правила работы» на форуме.
Похожие системы
Готовы? До вашего первого проекта — две минуты
Создайте бесплатное рабочее пространство сейчас и пригласите команду до конца дня.