Система отдела внутреннего аудита
Команда внутреннего аудита, проводящая периодические проверки департаментов и процессов и сопровождающая свои замечания до полного закрытия.
От годового плана аудита до закрытия замечаний: задокументированная проверка, замечания, подкреплённые доказательствами, и обработки, не закрываемые до верификации.
Без банковской карты — ваш проект будет готов с полной системой за минуту
Так выглядит доска системы, которую вы получите: колонки рабочего процесса и стартовые карточки с первыми шагами
Как устроена работа в этой системе?
Год начинается карточками проверок в колонке «План» по утверждённому годовому плану аудита: охват, проверяемый департамент, риски и период. При старте проверки карточка переходит в «Проверку», где аудитор собирает доказательства, исполняет тесты и документирует на ней свои рабочие бумаги. Каждый обнаруженный недостаток записывается отдельной карточкой в «Замечание» с описанием случая, критерием нарушения, степенью серьёзности и доказательствами и вручается заинтересованному департаменту — карточка переходит в «Обработку», где департамент обязуется планом исправления, ответственным и сроком. После исполнения карточка движется в «Верификацию», где аудитор проверяет действенность обработки фактически, а не на бумаге; затем итоги обобщаются в «Отчёте», поднимаемом высшему руководству и аудиторскому комитету, а карточка закрывается в «Закрытии» после утверждения отчёта.
Форум — живой архив аудита: методологии проверок и утверждённые рабочие программы, повторяющиеся по департаментам замечания, вскрывающие системный, а не индивидуальный недостаток, и обсуждения критериев и прецедентов, на которые опирается команда. Задокументированное здесь защищает независимость аудита: письменное профессиональное мнение вместо меняющихся устных впечатлений.
Работа течёт от директора по аудиту, составляющего план и распределяющего проверки, к аудиторам, исполняющим и документирующим, к руководителям проверяемых департаментов, принимающим замечания и обрабатывающим их в сроки; затем аудитор возвращается для проверки в «Верификации» — он не принимает закрытие замечания одним обещанием, только доказательством исправления. Директор по аудиту периодически поднимает свои отчёты высшему руководству и аудиторскому комитету.
Кто за что отвечает?
Операционные роли в этой системе и зона ответственности каждой в ежедневной работе — назначьте их команде как есть или адаптируйте под себя.
Директор внутреннего аудита
Составляет и утверждает годовой план аудита в «Плане», распределяет проверки между аудиторами, ревизует отчёты до поднятия аудиторскому комитету и утверждает закрытие замечаний.
Аудиторы
Исполняют проверки и документируют рабочие бумаги на карточках, формулируют замечания, подкреплённые доказательствами и степенью серьёзности, и верифицируют обработки в «Верификации».
Руководитель проверяемого департамента
Облегчает аудиторам доступ к записям, принимает замечания своего департамента в «Обработке» и обязуется планом исправления и сроком, поднимает доказательства исполнения на карточку.
Координатор отчётов
Собирает итоги проверок и редактирует периодический отчёт в «Отчёте», отслеживает просроченные сроки обработок и сигнализирует о них до наступления.
Что подготовлено для вас с первого дня?
Модули системы
- Задачи — Канбан-доска с колонками рабочего процесса и карточками исполнения
- Форум — Задокументированные обсуждения в упорядоченных разделах — решения и знания не теряются
Разделы форума (4)
- Методологии и программы аудитаРабочие программы и утверждённые чек-листы по каждому охвату аудита — одна актуальная версия, по которой работает вся команда.
- Повторяющиеся замечания и паттерны недостатковЗамечания, повторяющиеся в разных департаментах и вскрывающие системный недостаток, заслуживающий корневой обработки, а не точечного исправления.
- Критерии и профессиональные прецедентыРегуляторные и профессиональные стандарты и прецеденты обращения с похожими случаями — ориентир, разрешающий разногласия внутри команды.
- Общие обсужденияТемы работы отдела, не входящие в разделы выше.
«Правила работы в этой системе» — Закреплено на форуме
1. Никаких проверок вне утверждённого плана, кроме как по задокументированному поручению аудиторского комитета, прикрепляемому к карточке. 2. Каждое замечание подкрепляется доказательствами, критерием нарушения и степенью серьёзности — замечание без доказательства не вручается. 3. Методологии и профессиональные прецеденты фиксируются на форуме, и на незаписанное нельзя опереться в профессиональных разногласиях. 4. Ни одно замечание не закрывается, пока аудитор не верифицировал обработку в «Верификации» фактическим доказательством. 5. Независимость команды — красная линия: любое давление с целью изменить замечание или задержать его документируется и немедленно поднимается аудиторскому комитету.
Похожие системы
Готовы? До вашего первого проекта — две минуты
Создайте бесплатное рабочее пространство сейчас и пригласите команду до конца дня.