Система отдела ИТ-закупок

Каждая закупка начинается карточкой в «Запросе» с потребностью заказчика, требуемыми спецификациями, количеством и обоснованием. Карточка переходит в «Предложения», где ответственный за закупки собирает предложения поставщиков и сравнивает их технически и по цене на той же карточке, затем в «Утверждение» на согласование директора отдела и финансов. После утверждения — в «Закупку» для выпуска заказа на закупку и отслеживания поставки, далее в «Приёмку», где поставленное осматривается, сверяется с заказом и вручается получателю. Принятое оборудование и лицензии записываются в «Инвентарь», чтобы компания знала, чем владеет и где каждая единица, а подписки и лицензии отслеживаются в «Продлении» по датам истечения, чтобы сервис не оборвался внезапно.

Чат — для быстрой координации: вопросы о наличии и спецификациях с заказчиками, отслеживание сроков поставки и координация приёмки и сверки. Взаиморасчёты — финансовая книга отдела: стоимость каждого предложения, заказа на закупку и счёта подписки записывается на своей карточке конфиденциально, и отдел знает свои предстоящие обязательства и годовые расходы на лицензии, не обращаясь к книгам финансов и не дожидаясь их выписок.

Заказчик поднимает свою потребность задокументированно; ответственный за закупки собирает предложения и поднимает свою рекомендацию; директор отдела утверждает технические спецификации до представления финансам. После приёмки ответственный своевременно обновляет инвентарь, а сигналы «Продления» предшествуют истечению лицензий с запасом времени для запроса нового утверждения — ни сервис не останавливается, ни штраф за просрочку не платится.