Система отдела документирования процедур
Команды, создающие письменные рабочие процедуры, обновляющие их и публикующие для компании в утверждённых версиях.
Цикл процедуры от идеи до архива: написание, проверка подразделениями, утверждение, официальная публикация и ежегодное обновление.
Без банковской карты — ваш проект будет готов с полной системой за минуту
Так выглядит доска системы, которую вы получите: колонки рабочего процесса и стартовые карточки с первыми шагами
Как устроена работа в этой системе?
Каждая потребность в документированной процедуре — новой или обновлении существующей — поступает карточкой в столбец «Процедура», где инициатор определяет область процедуры, решаемую ею проблему и затронутые подразделения. Автор процедур принимает карточку в «Написание» и формулирует первый черновик по утверждённому шаблону: цель, область, шаги, ответственность и приложенные формы. Черновик переходит в «Проверка», где каждое затронутое подразделение высказывает замечания на карточке в установленный срок, затем в «Утверждение» — к уполномоченному на подпись руководителю. После утверждения процедура переходит в «Публикация» и официально объявляется компании; она действует до ежегодного срока «Обновление», который пересматривает её актуальность: продление, изменение новым циклом или отправка в «Архив» для отменённых процедур с сохранением версии для справок.
Форум принимает задокументированное обсуждение процедур: замечания подразделений на черновики обсуждаются в теме процедуры, чтобы не теряться в разрозненных ответах, а предложения улучшений от практиков собираются там и питают ежегодный цикл обновления. Объявления — единственный официальный канал публикации: процедура вступает в силу только объявлением с указанием её номера, версии и даты вступления в силу — чтобы никто не работал по старой версии, полученной случайно.
Поток информации отрегулирован: любой сотрудник предлагает процедуру или обновление в «Процедура»; авторы формулируют; профильные руководители проверяют в срок проверки, а не после; руководитель документации утверждает публикацию и ведёт реестр версий — у каждой действующей процедуры одна утверждённая версия, остальное архив. Так заканчивается эпоха противоречивых процедур, циркулирующих по почте и группам.
Кто за что отвечает?
Операционные роли в этой системе и зона ответственности каждой в ежедневной работе — назначьте их команде как есть или адаптируйте под себя.
Руководитель документации
Курирует всю доску: распределяет написание, контролирует сроки проверки, утверждает публикацию, ведёт реестр версий и архив.
Авторы процедур
Формулируют черновики по утверждённому шаблону в столбце «Написание» и вносят замечания проверки до утверждения.
Профильные руководители
Проверяют черновики, затрагивающие их подразделения, в «Проверка» в установленный срок и утверждают входящее в их полномочия в «Утверждение».
Координатор публикации
Объявляет утверждённые процедуры в «Объявлениях» с номером версии и датой вступления в силу, изымает отменённые версии из обращения.
Что подготовлено для вас с первого дня?
Модули системы
- Задачи — Канбан-доска с колонками рабочего процесса и карточками исполнения
- Форум — Задокументированные обсуждения в упорядоченных разделах — решения и знания не теряются
- Объявления — Официальный голос руководства — распоряжения и оповещения, которые доходят до всех
Разделы форума (3)
- Черновики на проверкеТема для каждого черновика процедуры, где обсуждаются замечания подразделений до утверждения, — задокументированная дискуссия вместо разрозненных ответов.
- Предложения новых процедурПотребности, поднимаемые практиками: недостающие процедуры или сбоящие шаги, требующие документирования.
- Замечания по применениюВыявляемые фактическим применением недостатки действующих процедур — питают ежегодный цикл обновления.
«Правила работы в этой системе» — Закреплено на форуме
1. Ни одна процедура не действует без официального объявления с номером версии и датой вступления в силу — то, что циркулирует вне системы, не имеет силы. 2. Проверка — в установленный срок на карточке: молчание подразделения по его истечении означает принятие черновика. 3. Каждое замечание на черновик обсуждается в его теме на форуме, а не в почте и группах. 4. Ежегодное обновление обязательно: процедура с пропущенным сроком пересмотра замораживается до продления или архивирования. 5. Архив — только для справок: работа по архивной версии — нарушение, фиксируемое за нарушителем.
Приветственное объявление: «Добро пожаловать в систему документирования процедур»
С сегодняшнего дня письменные рабочие процедуры ведутся здесь: каждая процедура — карточка, проходящая написание, проверку и утверждение, и вступает в силу только официальным объявлением из этого канала с указанием номера версии и даты вступления в силу. Первый шаг: пересмотрите процедуры, по которым вы работаете сейчас; у какой нет утверждённой версии — регистрируйте её карточкой в столбце «Процедура», чтобы она вошла в цикл документирования.
Похожие системы
Готовы? До вашего первого проекта — две минуты
Создайте бесплатное рабочее пространство сейчас и пригласите команду до конца дня.