Система отдела нормативного соответствия
Команды, отслеживающие требования регуляторов отрасли и закрывающие пробелы до официальной проверки.
Живой реестр нормативных требований: диагностированные пробелы, задокументированные меры и доказанная доказательствами готовность к проверке.
Без банковской карты — ваш проект будет готов с полной системой за минуту
Так выглядит доска системы, которую вы получите: колонки рабочего процесса и стартовые карточки с первыми шагами
Как устроена работа в этой системе?
Каждое нормативное требование официального органа — лицензия, обязательный стандарт, отраслевая норма — поступает карточкой в столбец «Требование» с фиксацией издавшего органа, текста требования и даты вступления в силу. Ответственный за соответствие анализирует текущее положение компании относительно него и переводит карточку в «Пробел» при наличии недостатка, точно фиксируя пробел: чего не хватает, где и какое подразделение отвечает. Карточка переходит в «Устранение», где выполняется план закрытия пробела с задачами и сроками на карточке, затем «Документирование» — сбор доказательств устранения: договоры, сертификаты, записи, фотографии. Когда доказательства полны, карточка остаётся в «Готовность» в ожидании любой проверки органа, периодически пересматривается и закрывается в «Отчёт» ежемесячным статусом соответствия для руководства.
Чат — координация мер между подразделениями: запрос документа у операций, юридический вопрос о толковании требования, отслеживание просроченного срока устранения. Толкования требований и утверждённые позиции документируются на форуме — когда контролирующий орган спросит через год о нашей позиции по требованию, мы отвечаем из задокументированного реестра, а не из памяти сотрудников. Объявления доносят до компании каждое новое требование или нормативное изменение сразу после выхода — с первым требуемым шагом.
«Расчёты» отслеживают деньги соответствия: сборы лицензий и их продлений со сроками, чтобы лицензия не погасла из-за просрочки оплаты; регуляторные штрафы, если случились, фиксируются и отслеживаются до закрытия с документированием причины для предотвращения повтора.
Ответственный за соответствие владеет доской и проверяет «Готовность» перед любой ожидаемой проверкой; юристы дают заключения по толкованию неясных требований и документируют своё мнение на форуме; операции выполняют полевые меры. Ни одна карточка не достигает «Готовность», пока её доказательства в «Документирование» не полны — готовность это утверждение, доказываемое документами.
Кто за что отвечает?
Операционные роли в этой системе и зона ответственности каждой в ежедневной работе — назначьте их команде как есть или адаптируйте под себя.
Ответственный за соответствие
Владеет доской от «Требование» до «Отчёт»: диагностирует пробелы, отслеживает меры, проверяет «Готовность» перед любой регуляторной проверкой.
Юридическая служба
Толкует неясные требования и документирует правовое заключение на форуме, проверяет доказательства в «Документирование» до объявления готовности.
Представители операций
Выполняют полевые меры по закрытию пробелов в своих подразделениях и прикладывают доказательства закрытия к карточкам.
Финансы
Оплачивают сборы лицензий в срок и фиксируют штрафы в «Расчётах» с отслеживанием их причин.
Что подготовлено для вас с первого дня?
Модули системы
- Задачи — Канбан-доска с колонками рабочего процесса и карточками исполнения
- Чат — Быстрый канал ежедневной координации команды
- Форум — Задокументированные обсуждения в упорядоченных разделах — решения и знания не теряются
- Объявления — Официальный голос руководства — распоряжения и оповещения, которые доходят до всех
- Выплаты — Внутренние деньги со строгой конфиденциальностью — выплаты, авансы и расходы
Разделы форума (3)
- Толкование требованийУтверждённое мнение по толкованию каждого неясного требования — единый ориентир, исключающий противоречивые трактовки подразделений.
- Позиции регуляторовДокументирование замечаний контролирующих органов при визитах и наших ответов — история отношений с каждым органом.
- Обновления нормативовОтслеживание новых нормативных изменений и их влияния на наши действующие требования.
«Правила работы в этой системе» — Закреплено на форуме
1. У каждого действующего нормативного требования есть актуальная карточка — чего нет в системе, по тому мы не можем доказать соответствие. 2. Карточка не переходит в «Готовность», пока доказательства «Документирование» не полны и юридическая проверка не зафиксирована. 3. Толкования требований утверждаются на форуме — ни одно подразделение не трактует по своему усмотрению. 4. Сборы лицензий и штрафы фиксируются в «Расчётах» со сроками; утрата лицензии из-за просрочки оплаты — критическое замечание. 5. Любое замечание контролирующего органа документируется на форуме в день получения вместе с планом ответа.
Приветственное объявление: «Добро пожаловать в систему нормативного соответствия»
Эта система — наш официальный реестр соответствия: каждое нормативное требование — карточка, движущаяся от диагностики пробела к устранению и документированию вплоть до готовности, а каждое новое требование или нормативное изменение объявляется здесь сразу после выхода. Первый шаг: зарегистрируйте требования, действующие для ваших подразделений, карточками в столбце «Требование»; у кого есть неясность в толковании требования — выносите её в раздел «Толкование требований» на форуме.
Похожие системы
Готовы? До вашего первого проекта — две минуты
Создайте бесплатное рабочее пространство сейчас и пригласите команду до конца дня.