Комплексная система отдела качества
Отделы качества в компаниях, работающих по задокументированным стандартам и готовящихся к внешней сертификации.
От стандарта до внешней сертификации: внутренний аудит, замечания и задокументированные корректирующие меры вплоть до сертификата качества.
Без банковской карты — ваш проект будет готов с полной системой за минуту
Так выглядит доска системы, которую вы получите: колонки рабочего процесса и стартовые карточки с первыми шагами
Как устроена работа в этой системе?
Каждый принятый компанией стандарт качества поступает карточкой в столбец «Стандарт» с фиксацией его требований, области применения и задействованных подразделений. Когда наступает срок внутреннего аудита, карточка переходит в «Аудит»: аудиторы качества проверяют соблюдение подразделениями стандарта по единым чек-листам, и каждый выявленный недостаток фиксируется в «Замечание» с классификацией по критичности: критическое, значительное или малое. Затем карточка идёт в «Мера»: ответственное подразделение составляет корректирующий план с ответственным и сроком по каждому замечанию, затем «Отслеживание» — убедиться, что меры закрыты фактически, а не на бумаге. Когда готовность достигнута, карточка переходит в «Сертификация» в ожидании внешнего аудита и органа сертификации, и наконец закрывается в «Отчёт» сводкой всего цикла.
Чат — ежедневная координация аудиторов и подразделений: согласование времени аудита, вопрос о просроченной корректирующей мере, запрос документа во время визита. А существенные решения по качеству — утверждение новой процедуры, переклассификация замечания, принятие альтернативного решения — документируются на форуме, чтобы оставаться опорой при внешнем аудите. Объявления — официальный голос управления качества: каждое обновление рабочей процедуры объявляется всем сотрудникам оттуда, а не разрозненными сообщениями.
«Расчёты» ведут деньги качества конфиденциально: сборы внешних сертификационных органов и ежегодного аудита фиксируются со сроками, а штрафы за несоответствие, наложенные на подрядчика или поставщика, отслеживаются до взыскания. Стоимость сертификации и её отдача остаются ясными руководству без отдельных файлов.
Руководитель качества курирует всю доску и еженедельно проверяет «Отслеживание» — ни одна корректирующая мера не остаётся открытой без движения; аудиторы проводят аудиты и документируют замечания с доказательствами; руководители операций владеют корректирующими мерами в своих подразделениях. Читающий доску сразу знает: сколько стандартов мы соблюдаем, сколько замечаний открыто и когда наша следующая сертификация.
Кто за что отвечает?
Операционные роли в этой системе и зона ответственности каждой в ежедневной работе — назначьте их команде как есть или адаптируйте под себя.
Руководитель качества
Курирует всю доску: утверждает планы аудита, еженедельно проверяет «Отслеживание», руководит подготовкой к внешней «Сертификация».
Аудиторы качества
Проводят внутренний аудит в столбце «Аудит» по единым чек-листам, документируют замечания с доказательствами и классификацией критичности.
Руководители операций
Владеют корректирующими мерами в своих подразделениях в столбце «Мера» и доказывают их закрытие в «Отслеживание» доказательствами.
Ответственный за документацию качества
Обновляет утверждённые процедуры и объявляет их обновления в «Объявлениях», поддерживает актуальные версии документов.
Что подготовлено для вас с первого дня?
Модули системы
- Задачи — Канбан-доска с колонками рабочего процесса и карточками исполнения
- Чат — Быстрый канал ежедневной координации команды
- Форум — Задокументированные обсуждения в упорядоченных разделах — решения и знания не теряются
- Объявления — Официальный голос руководства — распоряжения и оповещения, которые доходят до всех
- Выплаты — Внутренние деньги со строгой конфиденциальностью — выплаты, авансы и расходы
Разделы форума (4)
- Решения по качествуДокументирование решений об утверждении процедур, переклассификации замечаний и принятии альтернативных решений — с обоснованием каждого.
- Повторяющиеся замечания аудитовЗамечания, повторяющиеся от цикла к циклу, и их корневые причины — здесь обсуждается устранение в корне, а не временная заплатка.
- Подготовка к внешней сертификацииКоординация подготовки к аудиту органа сертификации: оставшиеся пробелы и распределение ответственности перед визитом.
- Совершенствование системы качестваПредложения команды по развитию чек-листов, методов аудита и охвата стандартов.
«Правила работы в этой системе» — Закреплено на форуме
1. У каждого соблюдаемого стандарта есть карточка, и каждый внутренний аудит документируется на ней — ни устных аудитов, ни замечаний вне системы. 2. Замечание не регистрируется без приложенного доказательства и ясной классификации критичности. 3. У корректирующей меры есть ответственный и срок на карточке, и она не закрывается без доказательства выполнения в «Отслеживание». 4. Существенные решения по качеству документируются на форуме, обновления процедур объявляются в «Объявлениях» — никаких рассылок вне системы. 5. Сборы сертификаций и штрафы фиксируются в «Расчётах» со сроками, чтобы не пропустить платёж за продление.
Приветственное объявление: «Добро пожаловать в систему отдела качества»
С сегодняшнего дня полный цикл качества ведётся здесь: каждый стандарт — карточка, движущаяся от аудита к замечанию, мере и сертификации, а каждое обновление рабочей процедуры официально объявляется из этого канала. Первый шаг: зарегистрируйте стандарты, которым следуют ваши подразделения, карточками в столбце «Стандарт» и прочитайте закреплённую тему «Правила работы» на форуме до первого аудита.
Похожие системы
Готовы? До вашего первого проекта — две минуты
Создайте бесплатное рабочее пространство сейчас и пригласите команду до конца дня.