Система відділу автопарку компанії

Кожен автомобіль має картку, що рухається залежно від його стану: в «Розподілі» керується призначення автомобілів співробітникам і підрозділам та дати повернення, — відповідальний за автопарк миттєво знає, де кожен транспортний засіб і в кого він. Дати планового обслуговування та дорожні поломки надходять в «Обслуговування» з датами виконання та затвердженими майстернями й закриваються номером рахунку та тим, що було відремонтовано. Споживання пального реєструється періодичними картками в «Пальному», що виявляють будь-яке аномальне споживання, варте запитання. Реєстраційні свідоцтва, страхування та періодичний техогляд — картки «Документів» із сповіщеннями за тижні до їх завершення, і жоден автомобіль не зупиняється через прострочений документ. Щомісяця вартість кожного автомобіля збирається в «Собівартості», а стан автопарку узагальнюється в «Звіті», що подається керівництву.

Чат — відкрита лінія водіїв: термінова поломка, дрібна ДТП чи запит на замінний автомобіль надходять негайно й перетворюються на картку за потреби. Нарахування — це фінансовий журнал автопарку: рахунки за пальне, обслуговування, штрафи та страхування зафіксовані за кожним автомобілем — чітко видно, який транспортний засіб став дорожчим за свою вартість і заслуговує на заміну, і в якого водія повторюється аномальне споживання.

Відповідальний за автопарк володіє дошкою: затверджує розподіли, планує обслуговування, щомісяця переглядає «Собівартість» і рекомендує заміну. Водії повідомляють через чат і оновлюють картки своїх автомобілів показаннями та зауваженнями; адміністративний бухгалтер звіряє рахунки з нарахуваннями та ескалює будь-яке перевищення. Запити на нові автомобілі від підрозділів надходять у «Розподіл» і вирішуються за пріоритетом і бюджетом, а не за тим, хто запитав першим.