Система відділу офісного досвіду співробітників

Усе починається з «Потреби»: запити співробітників та їхні зауваження щодо робочого середовища — переговорної кімнати, якої не вистачає, пристрою, що ламається, освітлення, що дратує — надходять картками, які приймає координатор офісу. Затверджені з них переходять до «Забезпечення» для виконання: закупівля, перестановка, ремонт чи зміна процедури. Повторювані сервіси — кава, вода, канцелярія, приймання відвідувачів — періодичні картки в «Сервісах», що відстежуються щодня, щоб не переривалися. Щомісяця результат вимірюється картками «Задоволеності» через коротке опитування, результати якого фіксуються на дошці; витрати збираються в «Собівартості»; потім підсумок стану подається в періодичному «Звіті» керівництву.

Чат — це віртуальна стійка рецепції: терміновий запит на переговорну кімнату чи зауваження щодо сьогоднішнього сервісу надходять негайно, і гідне з них перетворюється на офіційну картку, яку заявник відстежує. Нарахування контролюють бюджет офісного добробуту: закупівлі гостинності, канцелярії та обладнання кімнат зафіксовані стаття за статтею — координатор знає, коли наближається до місячного ліміту, і пропонує розумні альтернативи замість раптового зупинення сервісу.

Координатор офісу — серце системи: приймає потреби, впорядковує їхні пріоритети та рухає картки до закриття з відповіддю заявникові про зроблене. Відповідальний за сервіси керує щоденними картками «Сервісів» і відстежує постачальників; відповідальний за закупівлі виконує те, що потребує закупівлі, та фіксує це в нарахуваннях. Результати «Задоволеності» читаються на короткій щомісячній нараді, що вирішує, що входить у «Потребу» в наступному циклі, — замкнене коло, що не зупиняється.