Hệ thống phòng tuân thủ pháp lý

Mọi yêu cầu pháp lý từ cơ quan nhà nước — giấy phép, tiêu chuẩn bắt buộc, điều kiện ngành — vào thẻ ở cột “Yêu cầu” với cơ quan ban hành, nội dung yêu cầu và ngày hiệu lực. Phụ trách tuân thủ phân tích hiện trạng công ty so với yêu cầu và chuyển thẻ sang “Khoảng trống” nếu có thiếu sót, mô tả chính xác: thiếu gì, ở đâu, phòng ban nào sở hữu. Thẻ chuyển sang “Khắc phục”, nơi kế hoạch khép khoảng trống được thực hiện bằng nhiệm vụ và mốc thời gian trên thẻ; rồi “Chứng cứ” để tập hợp bằng chứng chứng minh đã khắc phục — hợp đồng, chứng nhận, sổ sách, ảnh. Khi bằng chứng đầy đủ, thẻ nằm ở “Sẵn sàng” chờ bất kỳ đợt kiểm tra nào của cơ quan, được xem lại định kỳ và đóng ở “Báo cáo” với báo cáo tuân thủ hằng tháng gửi lãnh đạo.

Trò chuyện để phối hợp khắc phục giữa các phòng ban: xin tài liệu từ vận hành, hỏi pháp chế về cách hiểu một yêu cầu, hoặc theo dõi mốc khắc phục trễ. Cách hiểu các yêu cầu và lập trường đã duyệt được lưu trên Diễn đàn — khi cơ quan quản lý hỏi một năm sau về lập trường của chúng ta đối với một yêu cầu, ta trả lời từ hồ sơ có lưu chứng chứ không từ trí nhớ cá nhân. Thông báo chuyển đến công ty mọi yêu cầu mới hay sửa đổi pháp lý ngay khi ban hành kèm bước đầu tiên cần làm.

Khoản phải thu theo dõi tiền của tuân thủ: phí giấy phép và gia hạn kèm hạn để không giấy phép nào mất vì trễ nộp; tiền phạt vi phạm nếu có được ghi và theo dõi đến khi đóng, kèm lưu nguyên nhân để tránh tái diễn.

Phụ trách tuân thủ sở hữu bảng và xem “Sẵn sàng” trước mọi đợt kiểm tra dự kiến; pháp chế đưa ý kiến về yêu cầu khó hiểu và lưu lập trường trên Diễn đàn; vận hành thực hiện khắc phục tại hiện trường. Không thẻ nào đến “Sẵn sàng” khi bằng chứng ở “Chứng cứ” chưa đầy đủ — sẵn sàng là khẳng định phải chứng minh bằng giấy tờ.