这套系统里的工作如何运转？
定期保养是「保养」列里带到期日的排程卡片，覆盖每项资产：空调、电梯、电气、给排水。员工报修一进来就进「报修」列，由技术主管判定：紧急的立即派单，平常的排入当日计划。派单后进入「执行」列，维修工在卡片上更新完成情况与所用备件直至关闭。日常服务——保洁、茶水、安保——是「日常服务」列的循环卡片，每天勾选完成。月底各设施费用汇入「成本」列，再形成月度「报告」呈报管理层。
聊天是紧急报修与现场协调通道：漏水、断电的报修连同现场照片立刻到达最近的维修工，不等邮件流转。款项记录花在设施上的每一分钱：备件、保洁合同、外委保养、应急抢修——每笔支出挂到所属设施，「成本」列会告诉你哪栋楼在吞噬预算、哪份外委合同不值得续。
设施经理分派工作优先级、批准重大关闭、每月审阅「成本」；技术主管接收报修、分级、派给维修工；维修工现场执行并更新卡片；服务协调员管理「日常服务」卡片并检查承包商履约。员工的报修从聊天开始，转成正式卡片由本人跟踪到关闭——不再有事丢在微信和电话之间。
谁负责什么？
这套系统中的运营角色，以及每个角色在日常工作中的职责——可以原样指派给你的团队，也可以按你们的实际情况调整。
设施经理
排定工作优先级、批准重大报修关闭，每月审阅运维成本并决定合同续签。
技术主管
接收报修并分为紧急或排程，派单给维修工，在「报修」与「执行」之间移动卡片。
维修工
现场执行定期保养与报修，在卡片上更新完成情况和备件耗用。
服务协调员
在「日常服务」列管理保洁茶水等日常服务，跟踪承包商履约，接收员工意见。
从第一天起就为你准备好什么？
系统单元
- 任务 — 带有工作流列和执行卡片的看板
- 聊天 — 团队快速日常协调频道
- 款项 — 严格保密的内部资金——应收款项、预支款与费用