نظام قسم حسابات موردين
فريق يعالج فواتير الموردين ودفعاتهم ويحتاج مطابقة دقيقة وجدولة دفع تحمي السيولة وتلتقط الخصومات.
من استلام الفاتورة إلى الدفع والتقرير: مطابقة ثلاثية تمنع الدفع الخاطئ وجدولة تحفظ السيولة وخصومات لا تضيع.
بلا بطاقة ائتمانية — يُجهَّز مشروعك بالنظام كاملاً خلال دقيقة
هذه لوحة النظام كما ستصلك: أعمدة سير عمل، وبطاقات بداية توضّح أولى الخطوات
كيف يجري العمل في هذا النظام؟
كل فاتورة مورد تدخل بطاقة في عمود «فاتورة» فور استلامها مع المرفقات، وتنتقل إلى «مطابقة» حيث تُطابَق ثلاثياً: الفاتورة مع أمر الشراء مع سند الاستلام — أي فرق كمية أو سعر يوقف البطاقة حتى يُحل مع المورد أو المشتريات. بعد المطابقة النظيفة تنتقل إلى «اعتماد» لتوقيع المدير المالي، ثم إلى «مجدولة» حيث تُدرَج في خطة الدفع حسب تاريخ الاستحقاق وأولوية المورد وحالة السيولة، وعند تنفيذ التحويل تتحرك إلى «مدفوعة» بمرجع التحويل، وتُجمَع في «تقرير» يعرض الذمم الدائنة وأعمارها وما حُقق من خصومات السداد المبكر.
المستحقات تسجل ذمة كل مورد: الفاتورة قيد مدين عند الاعتماد، والدفعة قيد مقابل عند التنفيذ، وأي خصم مكتسب أو دفعة مقدمة يظهر فوراً في رصيد المورد. بهذا يعرف الفريق موقف كل مورد بدقة قبل أي مفاوضة أو طلب جديد، دون الرجوع لدفاتر أو ملفات متفرقة.
الدردشة تخدم التنسيق السريع: استفسار من المشتريات عن اختلاف كمية، تنبيه من أمين الخزينة عن ضغط سيولة يستدعي إعادة جدولة، أو رد على استفسار مورد عن حالة فاتورته — بجواب دقيق لأن حالتها ظاهرة على اللوحة. يتدفق العمل من محاسب الموردين الذي يستلم ويطابق، إلى المراجع الذي يعتمد المطابقة، إلى المدير المالي للاعتماد، فأمين الخزينة للتنفيذ في مواعيد «مجدولة».
من يعمل بماذا؟
الأدوار التشغيلية في هذا النظام ومسؤولية كل دور في سير العمل اليومي — عيّنها لفريقك كما هي أو عدّلها على طبيعتكم.
محاسب الموردين
يسجل الفواتير الواردة بطاقات، ينفذ المطابقة الثلاثية في «مطابقة»، ويرفع الفروقات للمشتريات أو المورد حتى تُحل.
المراجع
يفحص المطابقات ويكمل المستندات قبل رفع البطاقة لعمود «اعتماد»، ويتأكد من التقاط خصومات السداد المبكر المستحقة.
المدير المالي
يعتمد الدفعات في «اعتماد»، ويوازن جدولة الدفع في «مجدولة» مع خطة السيولة الأسبوعية.
أمين الخزينة
ينفذ التحويلات المجدولة في مواعيدها، يسجلها في المستحقات بمرجعها البنكي، وينقل البطاقة إلى «مدفوعة».
ما الذي يُجهَّز لك من أول يوم؟
وحدات النظام
- المهام — لوحة كانبان بأعمدة سير العمل وبطاقات التنفيذ والمتابعة
- الدردشة — قناة التنسيق اليومي السريع بين أعضاء الفريق
- المستحقات — المال الداخلي بخصوصية صارمة — مستحقات وسلف ومصروفات
أنظمة قريبة من هذا
جاهز؟ مشروعك الأول يبعد عنك دقيقتين
أنشئ مساحة عملك المجانية الآن، وادعُ فريقك قبل نهاية اليوم.