نظام قسم حسابات عملاء

تدخل كل فاتورة عميل بطاقة في عمود «فاتورة» عند إصدارها مع شروط السداد وتاريخ الاستحقاق، وتنتقل إلى «متابعة» قبل الاستحقاق بأيام للتأكد من وصولها واعتمادها لدى العميل — كثير من التأخير سببه فاتورة لم تدخل نظام العميل أصلاً. إن حل الاستحقاق دون سداد تتحرك البطاقة إلى «تذكير» وتُنفَّذ سلسلة التذكير المتفق عليها: رسالة مهذبة ثم اتصال ثم خطاب رسمي، كل خطوة موثقة على البطاقة بتاريخها. عند السداد تنتقل إلى «تحصيل» بمرجع الإيداع، والبطاقات المتجاوزة لحدودها الزمنية تُرفَع إلى «أعمار ديون» حيث تُصنَّف وتُدرَس إجراءاتها — إيقاف تعامل أو جدولة أو إحالة — ويلخص «تقرير» الوضع الشهري ومؤشرات التحصيل.

المستحقات تسجل ذمة كل عميل: الفاتورة قيد دائن عند الإصدار والتحصيل قيد مقابل، فتظهر أرصدة العملاء وأعمار ديونهم لحظياً لمن له الصلاحية. عند أي قرار ائتماني جديد — توريد إضافي أو تمديد آجال — يُستدعى رصيد العميل وتاريخه من المستحقات مباشرة.

الدردشة تنسق جهد التحصيل الجماعي: المبيعات تُبلَّغ قبل أي تذكير رسمي لعميلها، والتحصيل يطلب من المبيعات التدخل بعلاقته عند الحاجة، والإدارة تُنبَّه بالحالات المتجهة لأعمار الديون المتأخرة. يتدفق العمل من المحاسب الذي يصدر الفاتورة ويسجلها، إلى المحصل الرئيسي الذي يقود المتابعة والتذكير، إلى المدير المالي الذي يقرر إجراءات الديون المتعثرة.