نظام قسم سيارات الشركة

كل سيارة لها بطاقة تتحرك حسب حالتها: «تخصيص» تُدار فيها إسناد السيارات للموظفين والإدارات وتواريخ الإرجاع، فيعرف مسؤول الأسطول لحظياً أين كل مركبة ومع من. مواعيد الصيانة الدورية وأعطال الطريق تدخل «صيانة» بتواريخ استحقاق وورش معتمدة، وتُغلق برقم الفاتورة وما تم إصلاحه. استهلاك الوقود يُسجَّل بطاقات دورية في «وقود» تكشف أي استهلاك شاذ يستحق سؤالاً. الاستمارات والتأمين والفحص الدوري بطاقات «وثائق» بتنبيهات قبل انتهائها بأسابيع، فلا تقف سيارة بوثيقة منتهية. وشهرياً تُجمَع كلفة كل سيارة في «تكلفة» وتُلخَّص وضعية الأسطول في «تقرير» يُرفع للإدارة.

الدردشة خط السائقين المفتوح: عطل طارئ أو حادث بسيط أو طلب سيارة بديلة يصل فوراً ويتحول بطاقة عند الحاجة. المستحقات هي دفتر الأسطول المالي: فواتير الوقود والصيانة والمخالفات والتأمين مسجّلة على كل سيارة — فيظهر بوضوح أي مركبة أصبحت كلفتها أعلى من قيمتها وتستحق الاستبدال، وأي سائق يتكرر استهلاكه الشاذ.

مسؤول الأسطول يملك اللوحة: يعتمد التخصيصات ويجدول الصيانة ويراجع «تكلفة» شهرياً ويوصي بالاستبدال. السائقون يبلّغون عبر الدردشة ويحدّثون بطاقات سياراتهم بالقراءات والملاحظات، والمحاسب الإداري يطابق الفواتير مع المستحقات ويصعّد أي تجاوز. طلبات السيارات الجديدة من الإدارات تدخل «تخصيص» وتُبت حسب الأولوية والميزانية لا حسب من طلب أولاً.