نظام وكالة رقمية (Digital Agency)
الوكالات الرقمية التي تقدم المواقع والتطبيقات والتسويق الرقمي لعملائها.
من العرض المقدم للعميل إلى الإنتاج والتسليم ثم عقد الصيانة الشهري — دورة عميل كاملة بملاحظات موثقة.
بلا بطاقة ائتمانية — يُجهَّز مشروعك بالنظام كاملاً خلال دقيقة
هذه لوحة النظام كما ستصلك: أعمدة سير عمل، وبطاقات بداية توضّح أولى الخطوات
كيف يجري العمل في هذا النظام؟
كل فرصة تبدأ بطاقة في «عرض» حيث يجهز مدير الحساب العرض الفني والمالي، وبعد توقيع العميل تنتقل إلى «إنتاج» ويتوزع العمل على المصممين والمطورين وصناع المحتوى بمهام فرعية على البطاقة. عند اكتمال النسخة الأولى تنتقل إلى «مراجعة العميل» حيث تُجمَّع ملاحظاته جولاتٍ موثقة لا رسائل متفرقة، ثم «تسليم» بعد الاعتماد النهائي ونقل الملكيات والوصولات، وأخيراً «صيانة شهرية» إن كان العقد يشمل دعماً مستمراً — وهنا يتحول المشروع من تكلفة إلى إيراد متكرر.
المنتدى يوثق ملاحظات العملاء وقراراتهم: كل جولة مراجعة لها موضوع يجمع الملاحظات وما قُبل منها وما اعتذرنا عنه ولماذا — حماية للوكالة من تضخم النطاق وحفاظاً على العلاقة. الدردشة للتنسيق اليومي الداخلي بين فريق الإنتاج. الإعلانات لأخبار الوكالة وسياساتها: أسعار جديدة، إجازات، اعتماد أدوات. المستحقات تدير دفعات العملاء بمراحل العقد ومستحقات المستقلين المتعاونين بخصوصية.
مدير الحساب يملك العلاقة: يكتب العرض، ويستقبل ملاحظات العميل ويوثقها في المنتدى، ويحصل على الاعتماد النهائي. منتجو التنفيذ يديرون بطاقة «إنتاج» ويوزعون المهام ويحافظون على المواعيد. فريق الدعم يستلم بطاقات «صيانة شهرية» وينفذ طلبات العملاء الجارية ضمن العقد. المعلومة تتدفق من العميل إلى مدير الحساب إلى المنتدى إلى فريق الإنتاج — لا اختصار لهذا المسار.
من يعمل بماذا؟
الأدوار التشغيلية في هذا النظام ومسؤولية كل دور في سير العمل اليومي — عيّنها لفريقك كما هي أو عدّلها على طبيعتكم.
مدير الحساب
يكتب العروض في «عرض» ويملك علاقة العميل: يستقبل ملاحظاته ويوثقها في المنتدى، ويحصل على الاعتمادات ويدفع البطاقة نحو «تسليم».
منتجو التنفيذ
يديرون بطاقة «إنتاج»: يوزعون العمل على المصممين والمطورين وصناع المحتوى، ويتابعون المواعيد ونطاق العمل المتفق عليه.
فريق الدعم
ينفذ طلبات عملاء «صيانة شهرية» ضمن العقود الجارية، ويحدث البطاقات بما نُفذ كل شهر، ويصعد ما يتجاوز نطاق العقد لمدير الحساب.
المالية
تقيد دفعات العقود بمراحلها في المستحقات، وتتابع مستحقات المستقلين المتعاونين، وتنبه على الدفعات المعلقة باعتماد العميل.
ما الذي يُجهَّز لك من أول يوم؟
وحدات النظام
- المهام — لوحة كانبان بأعمدة سير العمل وبطاقات التنفيذ والمتابعة
- الدردشة — قناة التنسيق اليومي السريع بين أعضاء الفريق
- المنتدى — نقاشات موثقة بأقسام منظمة — قرارات ومعرفة لا تضيع
- الإعلانات — صوت الإدارة الرسمي — تعميمات وتنبيهات تصل الجميع
- المستحقات — المال الداخلي بخصوصية صارمة — مستحقات وسلف ومصروفات
أقسام المنتدى (4)
- ملاحظات العملاء الموثقةجولات مراجعة كل عميل بموضوع مستقل: ما طُلب وما قُبل وما اعتُذر عنه — سجل يحمي الطرفين من سوء الفهم.
- نطاقات العمل والتغييراتطلبات العملاء الخارجة عن العقد الأصلي: تُقدَّر وتُسعَّر ويُوثَّق قرار قبولها أو تأجيلها.
- معرض الأعمال والدروسما نجح في المشاريع المسلّمة وما تعثر — دروس يبني عليها الفريق العروض والتقديرات القادمة.
- أدوات الإنتاجتقييم أدوات التصميم والتطوير وإدارة المحتوى التي يجربها الفريق قبل اعتمادها رسمياً.
«قواعد العمل في هذا النظام» — مثبّت في المنتدى
١) لا يبدأ إنتاج قبل توقيع العرض وقيد الدفعة الأولى في المستحقات. ٢) ملاحظات العميل تُوثَّق في المنتدى بموضوع مستقل لكل جولة — ما ليس موثقاً لا يُنفَّذ. ٣) أي طلب خارج نطاق العقد يُرفع إلى قسم «نطاقات العمل والتغييرات» ويُسعَّر قبل تنفيذه. ٤) التسليم لا يتم قبل اعتماد العميل الموثق ونقل كل الوصولات والملكيات. ٥) طلبات الصيانة الشهرية تُنفَّذ ضمن العقد، وما يتجاوزه يُصعَّد لمدير الحساب. ٦) مستحقات المستقلين تُقيَّد في المستحقات فور اعتماد أعمالهم.
إعلان ترحيبي: «أهلاً بكم في نظام الوكالة»
من اليوم كل عميل يمر بطاقة من «عرض» إلى «صيانة شهرية»، وكل ملاحظة عميل تُوثَّق في المنتدى بموضوع مستقل — لا اعتماد ولا تعديل برسائل متفرقة بعد الآن. أول خطوة: تسجيل العروض المفتوحة والمشاريع الجارية وعقود الصيانة. الدردشة للتنسيق الداخلي، والقرارات الرسمية تصلكم في هذه القناة.
أنظمة قريبة من هذا
جاهز؟ مشروعك الأول يبعد عنك دقيقتين
أنشئ مساحة عملك المجانية الآن، وادعُ فريقك قبل نهاية اليوم.