نظام قسم إدارة مرافق

الصيانة الدورية بطاقات مجدولة في «صيانة» بتواريخ استحقاق لكل أصل: تكييف ومصاعد وكهرباء وسباكة. بلاغات الموظفين تدخل «بلاغ» فور وصولها فيُقيّمها المشرف الفني: طارئة تُسند لحالها أو عادية تُدرج في جدول اليوم. عند الإسناد تنتقل إلى «تنفيذ» حيث يحدّث الفني البطاقة بما تم وقطع الغيار المستخدمة حتى الإغلاق. الخدمات اليومية — نظافة وضيافة وأمن — بطاقات متكررة في «خدمة يومية» تُعلَّم مكتملة كل يوم. وفي نهاية الشهر تُجمَع تكاليف كل مرفق في «تكلفة» ثم تُلخَّص في «تقرير» شهري يُرفع للإدارة.

الدردشة قناة البلاغات العاجلة والتنسيق الميداني: بلاغ تسريب أو انقطاع يصل فوراً للفني الأقرب مع صورة الموقع، فيتحرك دون انتظار دورة بريد. المستحقات تسجّل كل ريال يُصرف على المرافق: قطع غيار وعقود نظافة وصيانة خارجية وأعمال طارئة — كل مصروف مربوط بمرفقه، فيظهر في «تكلفة» أي مبنى يلتهم ميزانيته وأي عقد خارجي لا يستحق التجديد.

مدير المرافق يوزع العمل ويعتمد الإغلاقات الكبيرة ويراجع «تكلفة» شهرياً، والمشرف الفني يستقبل البلاغات ويصنفها ويسندها للفنيين، والفنيون ينفذون ويحدّثون البطاقات من الموقع، ومنسق الخدمات يدير بطاقات «خدمة يومية» ويتأكد من التزام المقاولين. بلاغ الموظف يبدأ في الدردشة ويتحول بطاقة رسمية يتابعها صاحبها حتى الإغلاق، فلا يضيع بلاغ بين واتساب والمكالمات.