نظام قسم تقنية المعلومات متكامل

كل طلب خدمة أو بلاغ يدخل بطاقة في عمود «طلب» تُسجَّل فيها الجهة الطالبة ووصف الحاجة وأثرها على العمل، ثم تنتقل إلى «أولوية» حيث يرتبها مدير القسم حسب الأثر والاستعجال ويعيّن منفذها. عند بدء العمل تنتقل البطاقة إلى «تنفيذ» ويحدّثها المنفذ أولاً بأول حتى تكتمل، فتنتقل إلى «رضا» ليؤكد طالب الخدمة أن العمل نُفِّذ كما يجب. الطلبات الكبيرة التي تحتاج خطة ومراحل تُحوَّل من «أولوية» إلى «مشروع» وتُدار كمبادرة مستقلة، وكل عمل منتهٍ يُوثَّق في «توثيق» حتى تتراكم معرفة القسم بدل أن تبقى حبيسة الأفراد.

الدردشة قناة التنسيق اليومي داخل الفريق — استشارة سريعة عن إعداد أو تنسيق دخول مزود خدمة — أما القرارات التقنية طويلة الأثر كاعتماد معيار أو اختيار حل أو تغيير بنية فلا تمر في الدردشة بل تُوثَّق في المنتدى. الإعلانات هي قناة القسم الرسمية مع بقية الموظفين: نوافذ الصيانة المجدولة، وتنبيهات توقف الأنظمة وعودتها، وإطلاق الخدمات الجديدة. المستحقات تدير مال القسم بخصوصية: مشتريات الأجهزة والتراخيص وفواتير الاشتراكات تُسجَّل على بطاقاتها ولا يطلع عليها إلا المخولون.

يتدفق العمل من الموظفين إلى منسق مكتب الخدمة الذي يسجل الطلب ويعالج البسيط منه فوراً، وما يتجاوزه يمرره لمدير القسم لترتيبه في «أولوية»، فيعينه المدير لمهندس مختص ينفذه ويطلب الاعتماد. مدير القسم يراجع عمود «رضا» أسبوعياً ليقرأ مؤشرات الخدمة، وكل ما يحتاج قراراً تقنياً عاماً يُطرح في المنتدى ويُعتمد هناك قبل التنفيذ.