System für IT-Beschaffung
Ein Team, das Geräte, Lizenzen und technische Dienstleistungen für das Unternehmen einkauft und deren Inventar und Abonnement-Verlängerungen verfolgt.
Von der Kaufanfrage bis zur Annahme und zum Inventar — mit Verfolgung der Lizenzverlängerungen vor ihrem Ablauf und dokumentierten Ausgaben.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jeder Einkauf beginnt als Karte in „Anfrage“ mit dem Bedarf der anfragenden Stelle, den geforderten Spezifikationen, der Menge und der Begründung. Die Karte wandert in „Angebote“, wo der Beschaffungsverantwortliche die Lieferantenangebote sammelt und technisch und preislich auf derselben Karte vergleicht, dann in „Freigabe“ für die Zustimmung von Abteilungsleiter und Finanzen. Nach der Freigabe wechselt sie in „Bestellung“ zur Ausstellung der Bestellung und Verfolgung der Lieferung, dann in „Warenannahme“, wo die Lieferung geprüft, mit der Bestellung abgeglichen und an die nutzende Stelle übergeben wird. Die empfangenen Geräte und Lizenzen werden in „Inventar“ erfasst, damit das Unternehmen weiß, was es besitzt und wo jedes Stück ist; und die Abonnements und Lizenzen werden in „Verlängerung“ mit ihren Ablaufdaten verfolgt, damit kein Dienst plötzlich ausfällt.
Der Chat dient der schnellen Abstimmung: Verfügbarkeits- und Spezifikationsfragen mit den anfragenden Stellen, Verfolgung von Lieferterminen und Koordination von Annahme und Abgleich. Die Forderungen sind das Finanzbuch der Abteilung: Wert jedes Angebots, jeder Bestellung und jeder Abonnement-Rechnung wird vertraulich auf ihrer Karte erfasst — so kennt die Abteilung ihre kommenden Verpflichtungen und die jährlichen Lizenzkosten, ohne auf die Bücher der Finanzabteilung oder ihre Aufstellungen zu warten.
Die anfragende Stelle meldet ihren Bedarf dokumentiert, der Beschaffungsverantwortliche sammelt die Angebote und legt seine Empfehlung vor, und der Abteilungsleiter verabschiedet die technischen Spezifikationen, bevor sie der Finanzabteilung vorgelegt werden. Nach der Annahme hält der Verantwortliche das Inventar laufend aktuell, und die „Verlängerung“-Erinnerungen gehen dem Ablauf der Lizenzen weit genug voraus, um eine neue Freigabe anzufordern — so fällt kein Dienst aus und wird keine Verspätungsstrafe gezahlt.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Verantwortlicher IT-Beschaffung
Nimmt die Anfragen entgegen, sammelt die Angebote und vergleicht sie technisch und preislich, verfolgt Bestellungen und Lieferung bis zur Annahme und hält Inventar und Verlängerungstermine aktuell.
IT-Leiter
Verabschiedet die technischen Spezifikationen und Empfehlungen vor der Vorlage an die Finanzen und prüft die Spalte „Verlängerung“ monatlich, damit kein Dienst ausfällt.
Finanzkoordinator
Prüft die Übereinstimmung der Rechnungen mit den freigegebenen Bestellungen und verfolgt die in den Forderungen erfassten Verpflichtungen und ihre Auszahlungsplanung.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
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