System für Baumschulen
Pflanzenschulen, die direkt an Privatkunden verkaufen und Lieferverträge für Institutionen und Unternehmen ausführen.
Vom Samen bis zur verkaufsfertigen Pflanze – mit Direktverkauf und Lieferverträgen in geordneter Lieferung und Abrechnung.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Das Board trägt zwei Kartentypen, die ineinandergreifen: Produktionskarten und Auftragskarten. Die Produktionskarte beginnt in „Saatgut“ mit der Dokumentation von Sorte, Samenmenge und Aussaatdatum in den Anzuchtschalen, wechselt zur „Jungpflanze“, wo Pflege, Bewässerung, Düngung und Erfolgsquoten verfolgt werden, und zu „Verkaufsbereit“, sobald die Pflanzen für den Verkauf fertig sind. Die Auftragskarte beginnt im „Verkauf“ für direkte Kundenbestellungen oder im „Vertrag“ für große Lieferverträge mit ihren Mengen und Terminen, dann folgt die „Lieferung“ mit Bereitstellung, Verladung und Übergabe der Mengen; geschlossen wird sie in der „Abrechnung“ mit Rechnungsstellung und dokumentiertem Zahlungseingang.
Der Chat verbindet den Vertrieb mit dem Pflegeteam: eine Frage zur Verfügbarkeit einer Menge für einen bestimmten Vertrag oder ein dringender Bereitstellungswunsch eines Kunden, der unterwegs ist. Die Ankündigungen sind die Stimme der Leitung an das Team und die Kundschaft der Baumschule: neu eingetroffene Pflanzen, Saisonangebote oder ein interner Hinweis auf den Liefertermin eines Großvertrags, der den Einsatz aller erfordert. Die Forderungen erfassen vertraulich die Verbindlichkeiten gegenüber den Lieferanten von Saatgut, Dünger und Töpfen sowie die Vertragszahlungen und Kundensalden – so weiß der Eigentümer von Moment zu Moment, was ihm zusteht und was er schuldet.
Der Vertriebsverantwortliche nimmt die Bestellung entgegen und vergewissert sich in der Spalte „Verkaufsbereit“, dass die Menge verfügbar ist; falls nicht, wird ein Produktionsauftrag für eine neue „Saatgut“-Karte mit Zieltermin aufgegeben. Nach der Lieferung wird die Zahlung in den Forderungen erfasst und die Karte in „Abrechnung“ geschlossen; die Daten der ausgeführten Verträge bleiben Referenz bei der Verhandlung der Verlängerung.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Baumschulleiter
Plant die Anbauzyklen nach der Saisonnachfrage, bewegt die Produktionskarten zwischen „Saatgut“, „Jungpflanze“ und „Verkaufsbereit“ und gibt die angebotenen Mengen frei.
Pflegeverantwortlicher
Verfolgt Bewässerung, Düngung und Schädlingsvorsorge je Sorte und aktualisiert die „Jungpflanze“-Karten mit Erfolgsquoten und Gesundheitsanmerkungen.
Vertriebs- und Vertragsverantwortlicher
Nimmt die Kundenbestellungen entgegen und verhandelt die Lieferverträge; er legt die „Verkauf“- und „Vertrag“-Karten an und verfolgt sie bis zur Lieferung.
Abrechnungsverantwortlicher
Stellt nach jeder Lieferung die Rechnung aus, verfolgt den Zahlungseingang und erfasst die Zahlungen in den Forderungen; er legt wöchentlich einen Bericht über die überfälligen Salden vor.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Ankündigungen — Die offizielle Stimme der Geschäftsführung — Rundschreiben und Mitteilungen, die alle erreichen
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
Willkommens-Ankündigung: «Willkommen im Baumschulsystem»
Ab heute ist dieses System unsere Arbeitsweise: Jede Saatgutcharge ist eine Karte, die durch die Produktionsphasen wandert, bis sie verkaufsfertige Pflanzen werden, und jede Kundenbestellung oder jeder Liefervertrag ist eine Karte, die bis zur Lieferung und Abrechnung verfolgt wird. Beginnen Sie mit der Dokumentation der aktuellen Anzuchten und der verkaufsfertigen Gehölze; die Termine der Großlieferungen und die Saisonangebote werden hier laufend veröffentlicht.
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