Sistema de departamento de cuentas a pagar

Cada factura de proveedor entra como tarjeta en la columna «Factura» nada más recibirse, con sus adjuntos, y pasa a «Conciliación», donde se hace la conciliación triple: la factura con la orden de compra con el albarán de recepción; cualquier diferencia de cantidad o precio detiene la tarjeta hasta resolverla con el proveedor o con compras. Tras la conciliación limpia pasa a «Aprobación» para la firma del director financiero; luego a «Programada», donde se incorpora al plan de pagos según la fecha de vencimiento, la prioridad del proveedor y la situación de liquidez; al ejecutar la transferencia se mueve a «Pagada» con la referencia de la transferencia, y se reúne en «Informe», que muestra las cuentas a pagar, su antigüedad y los descuentos por pronto pago obtenidos.

Cuotas registra la deuda con cada proveedor: la factura como asiento deudor al aprobarse y el pago como asiento contrario al ejecutarse, y cualquier descuento ganado o pago anticipado aparece al instante en el saldo del proveedor. Así el equipo conoce la posición de cada proveedor con precisión antes de cualquier negociación o pedido nuevo, sin recurrir a libros o archivos dispersos.

El chat sirve para la coordinación rápida: una consulta de compras sobre una diferencia de cantidad, un aviso de tesorería sobre presión de liquidez que exige reprogramar, o una respuesta a un proveedor que pregunta por el estado de su factura, con una respuesta precisa porque su estado está visible en el tablero. El trabajo fluye del contable de proveedores, que recibe y concilia, al revisor, que aprueba la conciliación, al director financiero para la aprobación, y al tesorero para la ejecución en las fechas «Programada».