Sistema integral de departamento financiero

El ejercicio financiero gira en ciclos mensuales a través de las cinco columnas: cada operación financiera se registra como tarjeta en «Asientos» el día en que ocurre con su documento justificante; después pasa a «Conciliación», donde los saldos se concilian con los extractos de bancos, proveedores y clientes y se elevan sus diferencias. Una vez completadas las conciliaciones, las tarjetas se mueven a «Revisión», donde el revisor examina la corrección de la imputación contable y la integridad de los documentos; luego a «Cierre» al cerrar el mes oficialmente e impedir la modificación con efectos retroactivos, y finalmente a «Informe mensual», donde se preparan los estados y el resumen del desempeño financiero y se elevan a la dirección en una fecha fija del mes siguiente.

El chat es el canal de coordinación diaria entre los contables: una consulta sobre un documento que falta, un aviso de diferencias aparecidas en una conciliación bancaria o la coordinación con otro departamento para conseguir una factura. La regla es que cualquier diferencia u observación sustancial se documenta en la propia tarjeta para que su rastro permanezca en la revisión y la auditoría posterior.

Cuotas gestiona el dinero interno de todo tipo con privacidad: gastos menores, pagos a proveedores, cobros de clientes y anticipos a empleados; cada movimiento es un asiento respaldado por un documento y vinculado a su tarjeta en el tablero. Así el director financiero conoce la posición de tesorería al momento sin esperar un informe, y el detalle de los asientos queda restringido a quienes tienen autorización.

El trabajo fluye de los contables, que registran los movimientos diarios y preparan las conciliaciones, a los revisores, que examinan y devuelven lo incompleto con una observación, al director financiero, que aprueba el cierre, presenta el informe mensual a la dirección y responde a sus consultas sobre las cifras.