Sistema de departamento de cuentas a cobrar

Cada factura de cliente entra como tarjeta en la columna «Factura» al emitirse, con las condiciones de pago y la fecha de vencimiento, y pasa a «Seguimiento» unos días antes del vencimiento para verificar que llegó y que el cliente la contabilizó; mucho del retraso se debe a una factura que nunca llegó a entrar en el sistema del cliente. Si llega el vencimiento sin pago, la tarjeta se mueve a «Recordatorio» y se ejecuta la serie de recordatorios acordada: un mensaje cortés, luego una llamada, luego una carta formal, cada paso documentado en la tarjeta con su fecha. Al cobrar pasa a «Cobro» con la referencia del ingreso, y las tarjetas que superan sus límites temporales se elevan a «Antigüedad de saldos», donde se clasifican y se estudian sus medidas —suspender el trato, reprogramar o remitir— e «Informe» resume la situación mensual y los indicadores de cobro.

Cuotas registra la deuda de cada cliente: la factura como asiento acreedor al emitirse y el cobro como asiento contrario, de modo que los saldos de los clientes y la antigüedad de sus deudas aparecen al momento para quien tiene autorización. Ante cualquier nueva decisión crediticia —un suministro adicional o una ampliación de plazos— se consulta el saldo y el historial del cliente directamente desde Cuotas.

El chat coordina el esfuerzo colectivo de cobro: se avisa a ventas antes de cualquier recordatorio formal a su cliente; el equipo de cobro pide a ventas que intervenga con su relación cuando hace falta, y la dirección recibe aviso de los casos que se encaminan a la antigüedad de saldos vencida. El trabajo fluye del contable, que emite la factura y la registra, al responsable de cobro, que dirige el seguimiento y el recordatorio, al director financiero, que decide las medidas sobre las deudas en dificultad.