Sistema para agencias digitales
Agencias digitales que ofrecen sitios web, aplicaciones y marketing digital a sus clientes.
De la propuesta presentada al cliente a la producción y la entrega, y después al contrato de mantenimiento mensual: un ciclo de cliente completo con observaciones documentadas.
Sin tarjeta de crédito: tu proyecto queda listo con el sistema completo en un minuto
Así llegará el tablero del sistema: columnas de flujo de trabajo y tarjetas iniciales que muestran los primeros pasos
¿Cómo fluye el trabajo en este sistema?
Cada oportunidad comienza con una tarjeta en «Propuesta», donde el director de cuenta prepara la oferta técnica y económica; tras la firma del cliente pasa a «Producción» y el trabajo se reparte entre diseñadores, desarrolladores y creadores de contenido con subtareas en la tarjeta. Al completarse la primera versión pasa a «Revisión del cliente», donde sus observaciones se recogen en rondas documentadas, no en mensajes dispersos; luego «Entrega» tras la aprobación final y la transferencia de propiedades y accesos; y finalmente «Mantenimiento mensual» si el contrato incluye soporte continuo: aquí el proyecto pasa de ser un coste a ser un ingreso recurrente.
El foro documenta las observaciones y decisiones de los clientes: cada ronda de revisión tiene un tema que reúne las observaciones, lo aceptado, lo que declinamos y por qué; protección para la agencia frente a la inflación del alcance y cuidado de la relación. El chat es para la coordinación diaria interna del equipo de producción. Los anuncios son para las noticias y políticas de la agencia: precios nuevos, vacaciones, adopción de herramientas. Finanzas gestiona los pagos de los clientes por fases del contrato y las cantidades de los colaboradores autónomos con confidencialidad.
El director de cuenta es dueño de la relación: redacta la propuesta, recibe las observaciones del cliente y las documenta en el foro, y obtiene la aprobación final. Los productores ejecutivos gestionan la tarjeta de «Producción», reparten las tareas y guardan los plazos. El equipo de soporte recibe las tarjetas de «Mantenimiento mensual» y ejecuta las peticiones corrientes de los clientes dentro del contrato. La información fluye del cliente al director de cuenta, al foro y al equipo de producción: no hay atajo a este recorrido.
¿Quién hace qué?
Los roles operativos de este sistema y la responsabilidad de cada uno en el trabajo diario: asígnalos a tu equipo tal cual o adáptalos a vuestra realidad.
Director de cuenta
Redacta las propuestas en «Propuesta» y es dueño de la relación con el cliente: recibe sus observaciones y las documenta en el foro, obtiene las aprobaciones y empuja la tarjeta hacia «Entrega».
Productores ejecutivos
Gestionan la tarjeta de «Producción»: reparten el trabajo entre diseñadores, desarrolladores y creadores de contenido, y vigilan los plazos y el alcance acordado.
Equipo de soporte
Ejecuta las peticiones de los clientes de «Mantenimiento mensual» dentro de los contratos vigentes, actualiza las tarjetas con lo realizado cada mes y escala al director de cuenta lo que excede el alcance del contrato.
Finanzas
Imputa los pagos de los contratos por fases en Finanzas, sigue las cantidades de los colaboradores autónomos y avisa de los pagos detenidos a la espera de la aprobación del cliente.
¿Qué se prepara para ti desde el primer día?
Unidades del sistema
- Tareas — Un tablero kanban con columnas de flujo de trabajo y tarjetas de ejecución
- Chat — El canal rápido de coordinación diaria del equipo
- Foro — Debates documentados en secciones organizadas: decisiones y conocimiento que nunca se pierden
- Anuncios — La voz oficial de la dirección: circulares y avisos que llegan a todos
- Vencimientos — El dinero interno con estricta privacidad: vencimientos, anticipos y gastos
Secciones del foro (4)
- Observaciones de clientes documentadasLas rondas de revisión de cada cliente en un tema propio: qué se pidió, qué se aceptó y qué se declinó; un registro que protege a ambas partes de malentendidos.
- Alcances y cambiosPeticiones de los clientes fuera del contrato original: se estiman, se presupuestan y se documenta la decisión de aceptarlas o aplazarlas.
- Portfolio y leccionesQué funcionó en los proyectos entregados y qué se atascó: lecciones sobre las que el equipo construye las próximas propuestas y estimaciones.
- Herramientas de producciónEvaluación de herramientas de diseño, desarrollo y gestión de contenido que el equipo prueba antes de adoptarlas oficialmente.
«Reglas de trabajo en este sistema» — Fijado en el foro
1) La producción no comienza antes de firmar la propuesta e imputar el primer pago en Finanzas. 2) Las observaciones del cliente se documentan en el foro en un tema propio por ronda: lo que no está documentado no se ejecuta. 3) Toda petición fuera del alcance del contrato se eleva a la sección «Alcances y cambios» y se presupuesta antes de ejecutarse. 4) No hay entrega sin la aprobación documentada del cliente y la transferencia de todos los accesos y propiedades. 5) Las peticiones de mantenimiento mensual se ejecutan dentro del contrato; lo que lo excede se escala al director de cuenta. 6) Las cantidades de los autónomos se imputan en Finanzas en cuanto se aprueban sus trabajos.
Anuncio de bienvenida: «Bienvenidos al sistema de la agencia»
Desde hoy cada cliente recorre una tarjeta de «Propuesta» a «Mantenimiento mensual», y cada observación de cliente se documenta en el foro en un tema propio: a partir de ahora ni aprobaciones ni cambios por mensajes dispersos. Primer paso: registrar las propuestas abiertas, los proyectos en curso y los contratos de mantenimiento. El chat es para la coordinación interna, y las decisiones oficiales les llegarán por este canal.
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