Sistema de departamento de asuntos de personal
Equipo que gestiona los expedientes de los empleados, sus solicitudes y sus cartas oficiales, y necesita un recorrido claro para cada solicitud y un archivo controlado.
Cada solicitud de un empleado —una carta, unas vacaciones o una actualización de datos— es una tarjeta que avanza de la recepción al archivo sin pérdida ni retraso desconocido.
Sin tarjeta de crédito: tu proyecto queda listo con el sistema completo en un minuto
Así llegará el tablero del sistema: columnas de flujo de trabajo y tarjetas iniciales que muestran los primeros pasos
¿Cómo fluye el trabajo en este sistema?
Toda solicitud que llega de un empleado se registra como tarjeta en la columna «Solicitud» con su tipo y sus adjuntos: carta de acreditación, solicitud de vacaciones, actualización de datos, certificado salarial. La tarjeta pasa a «Verificación», donde se comprueba que la solicitud cumple los requisitos y que los documentos están completos; una solicitud incompleta se devuelve a su autor con una observación clara en la tarjeta. Tras la verificación pasa a «Emisión», donde se prepara la carta o se ejecuta el trámite; luego a «Entrega» al entregarla al empleado y documentar la recepción, y finalmente a «Archivo», donde la copia se guarda en el expediente del empleado. Las tarjetas archivadas se reúnen en «Informe mensual», que muestra el número de solicitudes, sus tipos y el tiempo medio de resolución.
El chat es el canal de coordinación dentro del equipo y con los demás departamentos: una consulta sobre un documento que falta, una confirmación de datos con un organismo público o un aviso a un agente de servicio sobre una solicitud urgente. La regla es que el estado de la solicitud se lee de la columna de la tarjeta, no de una pregunta en el chat: cualquier empleado que pregunte por su solicitud se remite directamente al número de su tarjeta.
El trabajo fluye así: el agente de servicio recibe la solicitud y la registra; el supervisor de asuntos de personal revisa la columna «Verificación» a diario y distribuye lo que necesita una aprobación administrativa superior; tras la entrega, el supervisor verifica que el archivo esté completo antes de que termine cada semana, y luego extrae el informe mensual de la columna «Informe mensual» y lo eleva a la dirección.
¿Quién hace qué?
Los roles operativos de este sistema y la responsabilidad de cada uno en el trabajo diario: asígnalos a tu equipo tal cual o adáptalos a vuestra realidad.
Supervisor de asuntos de personal
Revisa la columna «Verificación» a diario, distribuye las solicitudes entre los agentes de servicio, aprueba las cartas sensibles y extrae el informe mensual.
Agente de servicio al empleado
Registra las solicitudes entrantes como tarjetas, ejecuta la emisión y la entrega y documenta cada paso y adjunto en la tarjeta hasta el archivo.
Coordinador de organismos públicos
Da seguimiento a los trámites vinculados a entidades externas, como la seguridad social y extranjería, y actualiza la tarjeta con el estado del trámite y sus plazos.
¿Qué se prepara para ti desde el primer día?
Unidades del sistema
- Tareas — Un tablero kanban con columnas de flujo de trabajo y tarjetas de ejecución
- Chat — El canal rápido de coordinación diaria del equipo
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