Sistema de departamento de seguros de la empresa

Cada póliza de seguro —de un edificio, una flota, equipos o responsabilidad civil— entra como tarjeta en la columna «Póliza», donde se adjunta el texto de la póliza y los datos de la aseguradora, el capital asegurado, la prima anual y la fecha de vencimiento. La tarjeta pasa a «Seguimiento» durante toda la vigencia: cualquier cambio en los activos asegurados (añadir un vehículo o dar de baja un equipo) se documenta en ella y se comunica a la aseguradora. Sesenta días antes del vencimiento, la tarjeta pasa a «Renovación» para negociar la renovación o abrir la competencia a otras compañías. Cuando ocurre un siniestro cubierto, se abre una tarjeta de «Siniestro» que documenta el siniestro, los documentos requeridos y las fases de la reclamación hasta el cobro de la indemnización. Periódicamente, las pólizas se cierran en «Informe», y todas las pólizas pasan anualmente por «Revisión de cobertura» para verificar que los capitales asegurados siguen al nivel del valor de los activos.

El chat es para la coordinación rápida: un primer aviso de un siniestro de vehículo, una consulta al corredor de seguros sobre un documento que falta en un siniestro o un aviso de que se acerca el vencimiento de una póliza. Las decisiones de renovación y de cambio entre aseguradoras se documentan en la tarjeta con sus justificaciones: por qué renovamos o por qué cambiamos.

En Pagos se hace seguimiento del dinero del seguro: las primas adeudadas por la empresa por cada póliza se registran con sus fechas para que ninguna cobertura caiga por una prima atrasada, y las indemnizaciones que nos deben por los siniestros permanecen abiertas hasta el cobro efectivo. Finanzas y el responsable de seguros ven el panorama completo: lo que pagamos y lo que debemos recibir.

El responsable de seguros revisa «Renovación» semanalmente para que ninguna póliza se acerque a su fin sin decisión; Finanzas hace seguimiento de las primas de «Seguimiento» vencidas; y Legal recibe los siniestros atascados o las coberturas denegadas. En la «Revisión de cobertura» anual se reúnen los tres: ¿los activos que añadimos este año están realmente asegurados? ¿Los capitales asegurados van al nivel de los precios? Las decisiones se reflejan en tarjetas de actualización sobre las pólizas implicadas.