Sistema de departamento de contratos con proveedores

Cada contrato de proveedor entra en el sistema como tarjeta en la columna «Contrato», donde se adjunta el texto del contrato firmado y los datos del proveedor, el importe del contrato y su duración; luego pasa a «Condiciones», donde se extraen las obligaciones esenciales —niveles de servicio, penalizaciones por retraso, fechas de entrega— y se registran como tareas de seguimiento en la tarjeta con fechas de vencimiento. Después, la tarjeta permanece en «Desempeño» durante toda la vigencia del contrato: cada incumplimiento de una condición o cada obligación ejecutada se documenta en ella con su fecha. Noventa días antes del final del contrato, la tarjeta pasa a «Renovación» para negociar la prórroga, o a «Sustitución» si decidimos abrir de nuevo la competencia; y por último se cierra en «Informe» con una evaluación completa del contrato y del proveedor.

El chat es para la coordinación rápida entre el responsable de contratos, Compras y Legal: una consulta sobre la interpretación de una cláusula, un aviso de que se acerca una fecha de renovación o la coordinación de una reunión con un proveedor incumplidor. Las decisiones —como aplicar una penalización o eximir de ella— se documentan en la propia tarjeta del contrato con su justificación, para que no se pierdan en las conversaciones.

En Pagos se hace seguimiento del dinero vinculado a los contratos: los anticipos a la firma, los pagos periódicos adeudados al proveedor y las penalizaciones impuestas, que se registran como haber de la empresa. Solo el responsable de contratos y Finanzas pueden verlos, de modo que la situación financiera de cada contrato permanece actualizada sin recurrir a archivos separados.

El responsable de contratos abre la columna «Desempeño» semanalmente y revisa las obligaciones vencidas; Legal revisa las nuevas tarjetas de «Condiciones» y da fe de la extracción de las obligaciones; y Compras se prepara para las tarjetas de «Sustitución» con tiempo suficiente para lanzar la competencia alternativa. Así, ningún contrato de desempeño débil se renueva automáticamente y ningún contrato importante vence sin una alternativa lista.