Sistema de departamento de almacenes de la empresa

Cada envío entrante entra como tarjeta en la columna «Recepción», donde se registran los datos del proveedor, el número de orden de compra y el albarán; luego pasa a «Inspección», donde el inspector verifica la cantidad, la calidad y la conformidad con las especificaciones y documenta el resultado en la tarjeta: aceptado o rechazado con el motivo. Lo aceptado pasa a «Almacenaje» indicando la ubicación de almacenamiento (estantería y pasillo) en la descripción de la tarjeta; las solicitudes de entrega de los departamentos se gestionan con tarjetas en la columna «Entrega», donde se registran la parte solicitante, la cantidad y la finalidad; las tarjetas de inventariado periódico permanecen en «Inventariado» hasta completar la conciliación; y por último se cierran en «Informe» con un resumen del movimiento.

El chat es el canal de coordinación rápida con los departamentos: una consulta sobre el saldo de un artículo antes de elevar una solicitud de entrega, un aviso de una entrega urgente que necesita aprobación excepcional o la coordinación de una fecha de inventariado con el delegado del departamento. No hay decisiones en el chat: cualquier ajuste de inventario o baja por deterioro se documenta en la propia tarjeta del inventariado.

En Pagos se gestionan las custodias personales con confidencialidad: todo lo que se entrega a un empleado en custodia personal (herramientas, equipos, uniforme de trabajo) se registra a su nombre en Pagos, de modo que el almacenero y el propio empleado saben exactamente qué tiene a su cargo, y se liquida al devolverlo o al finalizar la relación laboral. Asimismo, se registran los valores de lo dado de baja por deterioro tras el inventariado para que la responsabilidad por el daño quede clara.

El almacenero abre el tablero por la mañana y ve los envíos esperados en «Recepción» y las solicitudes de entrega pendientes; los encargados de entregas ejecutan las solicitudes y mueven las tarjetas; y el inspector no deja pasar más que lo conforme. El inventariado periódico se planifica con una tarjeta una semana antes y se ejecuta con la participación de un delegado del departamento implicado; cualquier diferencia entre el libro y lo real se documenta en la tarjeta y se corrige antes del cierre en «Informe».