Sistema de departamento de importación y despacho

Cada operación de importación comienza con una tarjeta en la columna «Solicitud», donde se registran los datos del proveedor extranjero, los artículos, el valor del envío y el método de transporte; luego pasa a «Envío» cuando la mercancía despega, con el número de conocimiento de embarque y la fecha estimada de llegada. En «Documentación», el coordinador de importación reúne los documentos requeridos —factura comercial, certificado de origen, lista de empaque, certificados de conformidad— y verifica su completitud antes de que llegue el envío, porque un documento que falte significa almacenajes y multas. A la llegada, la tarjeta pasa a «Despacho», donde el agente de aduanas inicia los trámites de aduana y liberación; luego a «Recepción» cuando el envío sale hacia el almacén; y por último a «Informe de coste», donde se suman todos los gastos hasta el coste real de importación del artículo.

El chat funciona durante todo el viaje del envío: coordinación con el transitario sobre la fecha de llegada, consulta urgente al proveedor por un documento atrasado o seguimiento con el agente de aduanas sobre el motivo de una parada en la aduana. Cada actualización esencial se registra también en la tarjeta para que el viaje quede documentado para la revisión posterior.

En Pagos se gestionan los gastos de importación con confidencialidad: los derechos de aduana, los honorarios de despacho, el transporte, el almacenaje y el valor de la mercancía se registran en cada envío al momento, de modo que el coordinador de importación y Finanzas conocen el coste acumulado de cada tarjeta antes de cerrarla en «Informe de coste»: ese coste real es el que luego adopta la dirección de precios.

El coordinador de importación es dueño de la tarjeta desde «Solicitud» hasta «Documentación» y no la mueve a «Despacho» sin la documentación completa; el agente de aduanas la recibe allí y documenta las fases de liberación y los derechos; el responsable del almacén confirma la «Recepción» conciliando las cantidades; y Finanzas revisa el «Informe de coste» y lo compara con lo registrado en Pagos. Cualquier envío que supere su fecha de llegada en una semana aparece de inmediato en la revisión semanal del tablero.