Sistema de departamento de logística interna

Cada necesidad de traslado entre dos sedes entra como tarjeta en la columna «Solicitud», donde se registran la parte solicitante, las ubicaciones de carga y entrega, la naturaleza de lo transportado y la fecha de necesidad. El coordinador de logística toma la tarjeta y la mueve a «Programación», donde define el vehículo, el conductor y la ruta del trayecto, y pondera las solicitudes cercanas para combinarlas en un solo trayecto. En «Ejecución», el conductor documenta la carga con fotos y actualiza el estado del trayecto; al llegar, la tarjeta pasa a «Entrega», donde el receptor firma el albarán de recepción tras inspeccionar lo transportado. Después, la tarjeta pasa por «Coste» para registrar el combustible y el coste del trayecto, y se cierra en «Informe» con un resumen mensual del movimiento de traslados entre sedes.

El chat es la arteria de la coordinación en vivo: el conductor avisa de un retraso en carretera o de una avería del vehículo, la parte solicitante pregunta por la hora de llegada y el coordinador reprograma un trayecto urgente. Todo cambio de hora o de ruta se actualiza en la tarjeta de inmediato para que la parte solicitante no dependa de información vieja de la conversación.

En Pagos se hace seguimiento del dinero del movimiento: el coste de cada trayecto se registra en la tarjeta, y los anticipos entregados a los conductores para combustible y gastos se registran a su nombre en Pagos y se liquidan tras cada trayecto con los recibos. Así, el coordinador conoce el coste efectivo de trasladar cada material y cada sede, y cualquier exceso en los gastos aparece de inmediato.

La parte solicitante eleva la solicitud y no coordina directamente con el conductor: el coordinador es el único punto de contacto para que las instrucciones no entren en conflicto. Los conductores actualizan las tarjetas de «Ejecución» al momento, y el receptor de la sede firma la «Entrega» después de la inspección, no antes. El coordinador revisa el «Informe» mensualmente, ve el volumen de traslados entre cada dos sedes y su coste, y propone qué se combina o en qué se recurre a un transportista externo.