Sistema de departamento de apoyo a las decisiones de producto

Toda decisión de producto influyente —un cambio de rumbo, la adopción de un principio o el descarte de un mercado— nace como tarjeta en «Decisión» en el momento de tomarse en la reunión. Pasa a «Documentación», donde se escribe en forma de registro de decisión: el contexto, las opciones planteadas, lo que elegimos y por qué, quién decidió y cuándo. Luego a «Difusión» para que llegue a quienes concierne en forma comprensible, porque la decisión que no llega a sus ejecutores no se ha tomado de verdad. La tarjeta se sigue en «Aplicación» para verificar que los equipos realmente trabajan con ella; luego «Revisión» en una fecha definida: ¿sigue siendo correcta o los datos la han superado? Y lo que necesita ajuste entra en «Actualización», donde se escribe una decisión nueva que remite a la anterior.

El foro es el registro oficial de decisiones: cada decisión es un hilo documentado que puede debatirse y objetarse en una ventana definida antes de fijarse, de modo que las objeciones se escuchan una vez y de forma ordenada, en lugar de una resistencia silenciosa durante la ejecución. Las metodologías y los marcos aprobados también viven en el foro, siempre actualizados, para que ningún equipo trabaje con una versión vieja de la forma de trabajar.

El director de metodología es dueño del sistema: convierte los resultados de las reuniones en tarjetas de «Decisión», vela por la calidad de la documentación y programa las revisiones periódicas. Los directores de producto escriben sus decisiones ellos mismos con la forma aprobada y responden a las objeciones en el foro. Todo miembro afectado por la decisión la encuentra en «Difusión» y sabe dónde debatirla. El resultado: ninguna pregunta de «¿cuándo decidimos esto y por qué?» queda sin respuesta documentada.