Sistema de departamento de contratación de servicios

Cada necesidad de un servicio —mantenimiento periódico, limpieza, consultoría, contrata— entra como tarjeta en la columna «Solicitud», donde el departamento solicitante describe el alcance del trabajo requerido, el lugar de ejecución y la duración prevista. El comprador de servicios la mueve a «Ofertas» para reunir propuestas de los prestadores con una comparación que no se detiene en el precio, sino que incluye la experiencia, el personal y el plazo de ejecución. Tras la elección, la tarjeta pasa a «Contrato», donde se redacta el alcance del trabajo, los niveles de servicio y las condiciones de pago y se firma; luego a «Ejecución» durante todo el periodo de prestación del servicio, con seguimiento periódico documentado en la tarjeta. Al completarse el trabajo pasa a «Recepción», donde el departamento beneficiario inspecciona el resultado y firma el acta de aceptación; luego a «Evaluación» para documentar el desempeño del prestador; y por último a «Facturación» para liquidar los importes.

El chat coordina la ejecución diaria: la hora de llegada del equipo de mantenimiento, una consulta del prestador sobre la preparación del lugar o un aviso del departamento beneficiario sobre una deficiencia en el desempeño durante la ejecución. Las observaciones que afectan a la recepción o al pago se documentan en la tarjeta, no en la conversación.

En Pagos se gestiona el dinero de los servicios: los anticipos a la firma, los pagos vinculados a las fases de ejecución y el importe final retenido hasta la recepción, todo ello registrado a nombre del prestador y conciliado con las actas de aceptación antes del desembolso. No hay pago final sin que la tarjeta del servicio esté en «Recepción» firmada por el departamento beneficiario.

Los compradores de servicios son dueños de la tarjeta de «Solicitud» a «Contrato»; el departamento beneficiario sigue la «Ejecución», documenta sus observaciones y firma la «Recepción» tras la inspección efectiva, no por confianza. La evaluación en la columna «Evaluación» construye el registro de los prestadores de servicios: a quién se invita a la próxima oferta y a quién se excluye; y Finanzas no desembolsa en «Facturación» sin la documentación completa.