Sistema de departamento de auditoría de proveedores
Equipos que evalúan periódicamente a los proveedores de la empresa con visitas de campo, observaciones, acciones y decisiones de continuidad.
Auditoría de proveedores metódica: plan anual, visitas documentadas, acciones correctivas y una decisión de continuidad basada en evidencias.
Sin tarjeta de crédito: tu proyecto queda listo con el sistema completo en un minuto
Así llegará el tablero del sistema: columnas de flujo de trabajo y tarjetas iniciales que muestran los primeros pasos
¿Cómo fluye el trabajo en este sistema?
El ciclo comienza con tarjetas en la columna «Plan» que definen los proveedores incluidos en la auditoría del año, los criterios de evaluación y la fecha de cada visita. A la fecha, la tarjeta pasa a «Visita», donde los auditores visitan las instalaciones del proveedor y rellenan la lista de verificación —calidad, seguridad, cumplimiento normativo y capacidad financiera— y suben las evidencias y fotos como archivos adjuntos. Cada deficiencia detectada se registra en «Observaciones» clasificada por su gravedad; luego la tarjeta pasa a «Acciones», donde se pide al proveedor un plan correctivo con plazos definidos y se hace seguimiento de su ejecución. Al vencer el plazo, la tarjeta pasa a «Evaluación» para calcular la puntuación final, y por último a «Decisión de continuidad»: continuidad sin condiciones, continuidad condicionada o cese de la relación.
El foro es la memoria institucional de la auditoría: los resultados de cada visita se publican en el hilo del proveedor, las acciones correctivas se siguen abiertamente entre Calidad y Compras, y las decisiones de continuidad y cese se documentan con sus justificaciones. Cuando alguien pregunte dentro de un año por qué cesamos a un proveedor, encontrará el registro completo, no recuerdos dispersos.
El flujo de información es riguroso: los auditores de proveedores ejecutan las visitas y elevan las observaciones; Calidad da fe de la clasificación de la gravedad y hace seguimiento de las acciones correctivas; y Compras asiste a los resultados, porque una decisión de cese significa buscar una alternativa antes de que sea tarde. Ninguna decisión de continuidad o cese se toma en una reunión pasajera: toda decisión se construye sobre una tarjeta con las fases completas y se documenta en el foro.
¿Quién hace qué?
Los roles operativos de este sistema y la responsabilidad de cada uno en el trabajo diario: asígnalos a tu equipo tal cual o adáptalos a vuestra realidad.
Auditores de proveedores
Ejecutan las visitas de campo, rellenan las listas de verificación y elevan las evidencias y observaciones a las tarjetas.
Responsable de calidad
Da fe de la clasificación de gravedad de las observaciones y hace seguimiento de las acciones correctivas en la columna «Acciones» hasta su cierre.
Responsable de compras
Asiste a los resultados de la evaluación y se prepara para las decisiones de cese asegurando proveedores alternativos antes de la interrupción del suministro.
Director de la cadena de suministro
Aprueba los planes anuales de auditoría y firma las decisiones de continuidad y cese documentadas en el foro.
¿Qué se prepara para ti desde el primer día?
Unidades del sistema
- Tareas — Un tablero kanban con columnas de flujo de trabajo y tarjetas de ejecución
- Foro — Debates documentados en secciones organizadas: decisiones y conocimiento que nunca se pierden
Secciones del foro (4)
- Resultados de auditoríaUn hilo permanente por proveedor en el que se publican los resultados de las visitas y las evaluaciones a lo largo de los años: un registro acumulativo del desempeño.
- Acciones correctivasSeguimiento de los planes correctivos de los proveedores: lo que cumplieron y lo que se atrasó, y las evidencias del cierre.
- Decisiones de continuidad y ceseDocumentación de cada decisión de continuidad o cese con sus justificaciones y la puntuación de evaluación en la que se basó.
- Metodología de auditoríaDesarrollo de las listas de verificación y los criterios de evaluación a partir de lo que revelan las rondas reales.
«Reglas de trabajo en este sistema» — Fijado en el foro
1. Ningún proveedor crítico pasa un año sin una visita de auditoría documentada con una tarjeta completa. 2. Toda observación se clasifica por gravedad y se le adjuntan sus evidencias en «Observaciones» antes de exigir al proveedor cualquier acción. 3. Las acciones correctivas tienen plazos definidos en la tarjeta: dos retrasos del proveedor significan el escalado a «Decisión de continuidad». 4. Las decisiones de continuidad y cese se documentan en el foro con sus justificaciones y la puntuación de la evaluación, y no se toman en reuniones no documentadas. 5. Compras es informada de la decisión de cese en cuanto se documenta, para asegurar la alternativa antes de la interrupción del suministro.
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