Système de gestion de la flotte automobile

Chaque véhicule a une carte qui se déplace selon son état : dans « Attribution » sont gérées l’affectation des véhicules aux employés et aux directions et les dates de retour — le gestionnaire de flotte sait en temps réel où est chaque véhicule et entre quelles mains. Les échéances d’entretien périodique et les pannes de route entrent dans « Maintenance » avec des échéances et des ateliers agréés, et sont clôturées avec le numéro de facture et ce qui a été réparé. La consommation de carburant est enregistrée en cartes périodiques dans « Carburant », qui révèlent toute consommation anormale méritant une question. Cartes grises, assurance et contrôle technique sont des cartes « Documents » avec des alertes des semaines avant leur expiration — aucun véhicule ne s’arrête pour un document périmé. Chaque mois, le coût de chaque véhicule est agrégé dans « Coût » et la situation de la flotte synthétisée dans un « Rapport » remonté à la direction.

La Discussion est la ligne ouverte des conducteurs : panne urgente, accrochage léger ou demande de véhicule de remplacement y arrivent aussitôt et deviennent une carte si besoin. Les Règlements sont le registre financier de la flotte : factures de carburant, d’entretien, contraventions et assurance enregistrées sur chaque véhicule — apparaît ainsi clairement tout véhicule dont le coût dépasse désormais sa valeur et qui mérite remplacement, et tout conducteur à la consommation anormale répétée.

Le gestionnaire de flotte détient le tableau : il valide les attributions, planifie l’entretien, examine « Coût » chaque mois et recommande le remplacement. Les conducteurs signalent dans la Discussion et mettent à jour les cartes de leurs véhicules avec relevés et observations ; le comptable administratif rapproche les factures des Règlements et escalade tout dépassement. Les demandes de nouveaux véhicules des directions entrent dans « Attribution » et sont tranchées selon la priorité et le budget, pas selon l’ordre d’arrivée.