Système de gestion des installations
Une équipe de facility management qui exploite les bâtiments de l’entreprise et leurs services quotidiens, et maîtrise leurs coûts.
L’exploitation des bâtiments, du signalement à la maintenance préventive, avec un coût d’exploitation clair pour chaque installation.
Sans carte bancaire — votre projet est prêt avec le système complet en une minute
Voici le tableau du système tel que vous le recevrez : colonnes de workflow et cartes de démarrage montrant les premières étapes
Comment le travail s'organise-t-il dans ce système ?
La maintenance préventive est planifiée en cartes dans « Maintenance », avec des échéances pour chaque actif : climatisation, ascenseurs, électricité, plomberie. Les signalements des employés entrent dans « Signalement » dès réception et le superviseur technique les évalue : urgents, ils sont assignés aussitôt ; ordinaires, ils entrent dans le planning du jour. À l’assignation, la carte passe dans « Exécution », où le technicien la met à jour avec le travail fait et les pièces utilisées jusqu’à la clôture. Les services quotidiens — propreté, accueil, sécurité — sont des cartes récurrentes dans « Service quotidien », cochées comme accomplies chaque jour. En fin de mois, les coûts de chaque installation sont agrégés dans « Coût » puis synthétisés dans un « Rapport » mensuel remonté à la direction.
La Discussion est le canal des signalements urgents et de la coordination de terrain : une fuite ou une coupure atteint aussitôt le technicien le plus proche avec une photo du lieu, qui se déplace sans attendre un cycle d’e-mails. Les Règlements enregistrent chaque euro dépensé sur les installations : pièces détachées, contrats de propreté, maintenance externe et interventions urgentes — chaque dépense est rattachée à son installation, et « Coût » révèle quel bâtiment engloutit son budget et quel contrat externe ne mérite pas d’être renouvelé.
Le responsable des installations répartit le travail, valide les grosses clôtures et examine « Coût » chaque mois ; le superviseur technique reçoit les signalements, les classe et les assigne aux techniciens ; les techniciens exécutent et mettent à jour les cartes depuis le terrain ; le coordinateur des services pilote les cartes « Service quotidien » et vérifie le respect des prestataires. Le signalement d’un employé commence dans la Discussion et devient une carte officielle que son auteur suit jusqu’à la clôture — aucun signalement ne se perd entre WhatsApp et les appels.
Qui fait quoi ?
Les rôles opérationnels de ce système et la responsabilité de chacun au quotidien — attribuez-les à votre équipe tels quels ou adaptez-les à votre réalité.
Responsable des installations
Répartit les priorités de travail et valide la clôture des gros signalements, examine le coût d’exploitation mensuel et décide du renouvellement des contrats.
Superviseur technique
Reçoit les signalements et les classe urgents ou planifiés, les assigne aux techniciens et déplace les cartes entre « Signalement » et « Exécution ».
Techniciens de maintenance
Exécutent la maintenance préventive et les signalements depuis le terrain, et mettent à jour les cartes avec le travail fait et les pièces consommées.
Coordinateur des services
Pilote les services quotidiens de propreté et d’accueil dans « Service quotidien », suit le respect des prestataires et reçoit les remarques des employés.
Qu'est-ce qui est préparé pour vous dès le premier jour ?
Modules du système
- Tâches — Un tableau kanban avec colonnes de workflow et cartes d'exécution
- Discussion — Le canal rapide de coordination quotidienne de l'équipe
- Échéances — L'argent interne en toute confidentialité — échéances, avances et dépenses
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