Système de conformité réglementaire

Toute exigence réglementaire émanant d’une autorité — licence, norme obligatoire, prescription sectorielle — entre comme une carte dans « Exigence », où sont documentés l’autorité émettrice, le texte de l’exigence et sa date d’entrée en vigueur. Le responsable conformité analyse la situation actuelle de l’entreprise au regard de l’exigence et passe la carte dans « Écart » s’il existe un manquement, en décrivant l’écart avec précision : ce qui manque, où, et quel service en est propriétaire. La carte passe dans « Correction », où le plan de comblement est exécuté en tâches datées sur la carte, puis « Documentation » pour rassembler les preuves qui établissent la correction — contrats, certificats, registres, photos. Une fois les preuves complètes, la carte s’installe dans « Préparation » en vue de toute inspection de l’autorité ; elle est revue périodiquement et clôturée dans « Rapport » avec l’état de conformité mensuel pour la direction.

La Discussion sert à coordonner les corrections entre services : demande d’un document aux opérations, question juridique sur l’interprétation d’une exigence, ou suivi d’une correction en retard. Les interprétations des exigences et les positions validées sont documentées dans le Forum — quand l’autorité de contrôle nous interroge dans un an sur notre position vis-à-vis d’une exigence, nous répondons depuis un registre documenté, pas depuis la mémoire des personnes. Les Annonces portent à l’entreprise toute nouvelle exigence ou modification réglementaire dès sa parution, avec la première action attendue.

Les Règlements suivent l’argent de la conformité : les frais de licences et leurs renouvellements avec leurs échéances, pour qu’aucune licence ne tombe pour un paiement en retard ; et les amendes réglementaires, le cas échéant, sont enregistrées et suivies jusqu’à leur clôture, avec la documentation de leur cause pour empêcher la récidive.

Le responsable conformité détient le tableau et examine « Préparation » avant toute inspection attendue ; le juridique statue sur l’interprétation des exigences ambiguës et consigne son avis dans le Forum ; les opérations exécutent les corrections de terrain. Aucune carte n’atteint « Préparation » sans que ses preuves soient complètes dans « Documentation » — la préparation est une affirmation qui se prouve par des pièces.