Système de gestion des contrats fournisseurs
Des équipes qui gèrent les contrats fournisseurs, leurs renouvellements et le suivi de leurs obligations, de la signature au rapport.
Un registre de contrats vivant : chaque contrat est une carte qui suit ses clauses, sa performance et son renouvellement ou remplacement avant que les échéances ne passent.
Sans carte bancaire — votre projet est prêt avec le système complet en une minute
Voici le tableau du système tel que vous le recevrez : colonnes de workflow et cartes de démarrage montrant les premières étapes
Comment le travail s'organise-t-il dans ce système ?
Tout contrat fournisseur entre comme une carte dans « Contrat », avec le texte signé en pièce jointe, les données du fournisseur, la valeur et la durée du contrat. Il passe ensuite dans « Clauses », où les obligations essentielles sont extraites — niveaux de service, pénalités de retard, dates de livraison — et consignées en tâches de suivi sur la carte avec leurs échéances. La carte reste ensuite dans « Performance » pendant toute la durée du contrat : chaque manquement ou obligation exécutée y est documenté avec sa date. Quatre-vingt-dix jours avant la fin du contrat, la carte passe dans « Renouvellement » pour négocier la prolongation, ou dans « Remplacement » si l’on décide de rouvrir la concurrence. Enfin, elle est clôturée dans « Rapport » avec une évaluation complète du contrat et du fournisseur.
La Discussion sert à la coordination rapide entre le gestionnaire des contrats, les achats et le juridique : question d’interprétation d’une clause, alerte sur un renouvellement proche, calage d’une réunion avec un fournisseur défaillant. Les décisions — activer une pénalité ou y renoncer — sont documentées sur la carte du contrat elle-même avec leur justification, pour ne pas se perdre dans les conversations.
Les Règlements suivent l’argent lié aux contrats : acomptes versés à la signature, échéances périodiques dues au fournisseur, et pénalités qui lui sont infligées, enregistrées au crédit de l’entreprise. Seuls le gestionnaire des contrats et la finance y ont accès — la situation financière de chaque contrat reste à jour sans fichiers annexes.
Le gestionnaire des contrats ouvre la colonne « Performance » chaque semaine et vérifie les obligations échues ; le juridique relit les nouvelles cartes « Clauses » et valide l’extraction des obligations ; les achats se préparent pour les cartes « Remplacement » suffisamment tôt pour lancer la consultation alternative. Ainsi, aucun contrat peu performant ne se renouvelle automatiquement, et aucun contrat important n’expire sans solution de rechange prête.
Qui fait quoi ?
Les rôles opérationnels de ce système et la responsabilité de chacun au quotidien — attribuez-les à votre équipe tels quels ou adaptez-les à votre réalité.
Gestionnaire des contrats
Pilote la carte de « Contrat » à « Rapport » : extrait les obligations, suit la performance et ouvre le renouvellement quatre-vingt-dix jours avant l’échéance.
Affaires juridiques
Relisent les cartes « Clauses » et valident l’extraction des obligations, et statuent sur les manquements et l’activation des pénalités.
Achats
Prennent en charge les cartes « Remplacement » et lancent la consultation alternative dans un délai qui garantit la continuité de l’approvisionnement.
Finance
Suit les échéances et les pénalités de chaque contrat dans les Règlements et les rapproche des clauses de la carte.
Qu'est-ce qui est préparé pour vous dès le premier jour ?
Modules du système
- Tâches — Un tableau kanban avec colonnes de workflow et cartes d'exécution
- Discussion — Le canal rapide de coordination quotidienne de l'équipe
- Échéances — L'argent interne en toute confidentialité — échéances, avances et dépenses
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