Système de gestion des entrepôts

Toute livraison entrante devient une carte dans « Réception », avec les données du fournisseur, le numéro du bon de commande et le procès-verbal de réception ; elle passe ensuite dans « Contrôle », où le contrôleur vérifie quantité, qualité et conformité aux spécifications et consigne le résultat sur la carte — accepté ou refusé avec le motif. Ce qui est accepté part dans « Stockage » avec l’emplacement (étagère et allée) indiqué dans la description de la carte ; les demandes de sortie des services sont gérées par des cartes dans « Sortie », où sont consignés le demandeur, la quantité et l’objet ; les cartes d’inventaire périodique restent dans « Inventaire » jusqu’à la fin du rapprochement, puis sont clôturées dans « Rapport » avec une synthèse des mouvements.

La Discussion est le canal de coordination rapide avec les services : question sur le solde d’un article avant de déposer une demande de sortie, notification d’une sortie urgente exigeant une validation exceptionnelle, ou calage d’un inventaire avec le délégué du service. Aucune décision dans la Discussion — tout ajustement de stock ou mise au rebut de produits détériorés est documenté sur la carte d’inventaire elle-même.

Les Règlements gèrent en confidentialité les biens confiés : tout ce qui est remis à un employé à titre de dotation personnelle (outils, appareils, tenue de travail) est enregistré à son nom dans les Règlements — le magasinier et l’employé savent exactement ce que ce dernier détient, et c’est soldé au retour du bien ou en fin de contrat. De même, la valeur des produits détériorés mis au rebut après inventaire y est enregistrée, pour que la responsabilité des pertes reste claire.

Le magasinier ouvre le tableau le matin : il voit les livraisons attendues dans « Réception » et les demandes de sortie en attente ; les préparateurs exécutent les demandes et déplacent les cartes ; le contrôleur ne laisse passer que ce qui est conforme. L’inventaire périodique est planifié par une carte une semaine à l’avance et exécuté avec un délégué du service concerné ; tout écart entre le registre et le physique est documenté sur la carte et traité avant la clôture dans « Rapport ».