Sistem Agensi Digital
Agensi digital yang menyediakan website, aplikasi, dan pemasaran digital bagi kliennya.
Dari proposal yang diajukan ke klien hingga produksi, penyerahan, lalu kontrak pemeliharaan bulanan — siklus klien lengkap dengan catatan terdokumentasi.
Tanpa kartu kredit — proyek Anda disiapkan dengan sistem lengkap dalam satu menit
Beginilah papan sistem yang akan Anda terima: kolom alur kerja dan kartu awal yang menunjukkan langkah pertama
Bagaimana pekerjaan berjalan dalam sistem ini?
Setiap peluang dimulai sebagai kartu di “Proposal” tempat manajer akun menyiapkan proposal teknis dan komersial; setelah klien menandatangani, kartu berpindah ke “Produksi” dan pekerjaan terdistribusi kepada desainer, developer, dan pembuat konten sebagai subtugas pada kartu. Saat versi pertama selesai, kartu berpindah ke “Review Klien” tempat catatannya dihimpun dalam putaran terdokumentasi, bukan pesan berserakan, kemudian “Penyerahan” setelah pengesahan akhir dan penyerahan aset serta akses, dan terakhir “Pemeliharaan Bulanan” bila kontrak mencakup dukungan berkelanjutan — di sinilah proyek berubah dari biaya menjadi pendapatan berulang.
Forum mendokumentasikan catatan dan keputusan klien: setiap putaran review punya topik yang menghimpun catatan, apa yang diterima, dan apa yang kita tolak dengan sopan beserta alasannya — perlindungan bagi agensi dari pembengkakan lingkup dan penjaga hubungan baik. Obrolan untuk koordinasi harian internal tim produksi. Pengumuman untuk berita dan kebijakan agensi: harga baru, cuti, pengesahan alat. Tagihan mengelola pembayaran klien per tahap kontrak dan hak freelancer mitra secara privat.
Manajer akun memiliki hubungan: menulis proposal, menerima catatan klien dan mendokumentasikannya di Forum, serta mendapatkan pengesahan akhir. Produser mengelola kartu “Produksi”, mendistribusikan tugas, dan menjaga jadwal. Tim dukungan mengambil kartu “Pemeliharaan Bulanan” dan melaksanakan permintaan berjalan klien sesuai kontrak. Informasi mengalir dari klien ke manajer akun ke Forum ke tim produksi — tidak ada jalan pintas untuk alur ini.
Siapa mengerjakan apa?
Peran operasional dalam sistem ini dan tanggung jawab masing-masing peran dalam alur kerja harian — tetapkan ke tim Anda apa adanya atau sesuaikan dengan kondisi Anda.
Manajer Akun
Menulis proposal di “Proposal” dan memiliki hubungan klien: menerima catatannya dan mendokumentasikannya di Forum, mendapatkan pengesahan, dan mendorong kartu menuju “Penyerahan”.
Produser
Mengelola kartu “Produksi”: mendistribusikan pekerjaan kepada desainer, developer, dan pembuat konten, serta memantau jadwal dan lingkup kerja yang disepakati.
Tim Dukungan
Melaksanakan permintaan klien “Pemeliharaan Bulanan” dalam kontrak berjalan, memperbarui kartu dengan yang dikerjakan tiap bulan, dan mengeskalasi yang melampaui lingkup kontrak ke manajer akun.
Tim Keuangan
Membukukan pembayaran kontrak per tahapnya di Tagihan, memantau hak freelancer mitra, dan mengingatkan pembayaran yang tertahan pengesahan klien.
Apa yang disiapkan untuk Anda sejak hari pertama?
Unit sistem
- Tugas — Papan kanban dengan kolom alur kerja dan kartu eksekusi
- Chat — Saluran koordinasi harian tim yang cepat
- Forum — Diskusi terdokumentasi dalam bagian-bagian teratur — keputusan dan pengetahuan tak pernah hilang
- Pengumuman — Suara resmi manajemen — sirkular dan peringatan yang menjangkau semua orang
- Iuran — Uang internal dengan privasi ketat — iuran, kasbon, dan pengeluaran
Bagian forum (4)
- Catatan Klien TerdokumentasiPutaran review tiap klien dalam topik tersendiri: apa yang diminta, apa yang diterima, dan apa yang ditolak — catatan yang melindungi kedua pihak dari kesalahpahaman.
- Lingkup Kerja & PerubahanPermintaan klien di luar kontrak awal: diestimasi, dihargai, dan keputusan menerima atau menundanya didokumentasikan.
- Portofolio & PelajaranApa yang berhasil dan apa yang tersendat di proyek yang diserahkan — pelajaran untuk proposal dan estimasi berikutnya.
- Alat ProduksiEvaluasi alat desain, pengembangan, dan manajemen konten yang dicoba tim sebelum disahkan secara resmi.
«Aturan Kerja dalam Sistem Ini» — Disematkan di forum
1. Produksi tidak dimulai sebelum proposal ditandatangani dan pembayaran pertama dibukukan di Tagihan. 2. Catatan klien didokumentasikan di Forum dalam topik tersendiri untuk tiap putaran — yang tidak terdokumentasi tidak dikerjakan. 3. Setiap permintaan di luar lingkup kontrak diangkat ke bagian “Lingkup Kerja & Perubahan” dan dihargai sebelum dikerjakan. 4. Penyerahan tidak terjadi sebelum pengesahan klien yang terdokumentasi dan penyerahan semua akses serta aset. 5. Permintaan pemeliharaan bulanan dikerjakan sesuai kontrak, dan yang melampauinya dieskalasi ke manajer akun. 6. Hak freelancer dibukukan di Tagihan segera setelah pekerjaannya disahkan.
Pengumuman selamat datang: «Selamat Datang di Sistem Agensi»
Mulai hari ini setiap klien melewati kartu dari “Proposal” hingga “Pemeliharaan Bulanan”, dan setiap catatan klien didokumentasikan di Forum dalam topik tersendiri — tidak ada lagi pengesahan maupun perubahan lewat pesan berserakan. Langkah pertama: mencatat proposal terbuka, proyek berjalan, dan kontrak pemeliharaan. Obrolan untuk koordinasi internal, dan keputusan resmi sampai kepada Anda di kanal ini.
Sistem yang mirip dengan ini
Siap? Proyek pertama Anda hanya dua menit lagi
Buat ruang kerja gratis Anda sekarang, dan undang tim Anda sebelum hari berakhir.