Sistem Departemen Perencanaan Tenaga Kerja
Tim yang merencanakan kebutuhan karyawan perusahaan beserta biayanya setiap tahun dan memantau pelaksanaan rencana dari kuartal ke kuartal.
Rencana tenaga kerja tahunan yang berubah dari kebutuhan departemen menjadi anggaran yang disahkan dan penempatan yang dipantau dengan tinjauan kuartalan.
Tanpa kartu kredit — proyek Anda disiapkan dengan sistem lengkap dalam satu menit
Beginilah papan sistem yang akan Anda terima: kolom alur kerja dan kartu awal yang menunjukkan langkah pertama
Bagaimana pekerjaan berjalan dalam sistem ini?
Rencana tahunan dimulai dengan satu kartu untuk setiap kebutuhan di kolom “Kebutuhan” yang diangkat para manajer departemen: jabatan, jumlah, justifikasi, dan waktu yang dibutuhkan. Kartu berpindah ke “Prioritas” tempat diurutkan menurut dampaknya pada bisnis dan dipisahkan yang mendesak dari yang dapat ditunda, lalu ke “Anggaran” tempat biaya penuh setiap posisi dihitung — gaji, tunjangan, dan jaminan sosial — dan dibandingkan dengan plafon yang tersedia. Setelah kajian keuangan kartu berpindah ke “Pengesahan” untuk keputusan akhir manajemen, kemudian “Penempatan” tempat posisi yang disahkan berubah menjadi permintaan rekrutmen nyata yang dipantau hingga mulai bekerja; dan seluruh rencana ditinjau dalam “Tinjauan Kuartalan” setiap tiga bulan untuk menyesuaikan arah sesuai kenyataan pelaksanaan.
Forum adalah ruang negosiasi terdokumentasi antara perencanaan dan departemen: setiap manajer departemen mengangkat kebutuhannya beserta justifikasinya dalam sebuah topik, dan prioritas serta alternatif dibahas — penundaan, redistribusi, alih daya — secara transparan alih-alih rapat yang keputusannya hilang. Kewajiban mencatat biaya yang disahkan dan aktual untuk setiap posisi secara privat, sehingga manajer perencanaan dan keuangan melihat penyimpangan biaya aktual dari yang direncanakan begitu terjadi.
Pekerjaan mengalir dari para manajer departemen dengan mengangkat kebutuhan dan memjustifikasikannya di Forum, ke manajer perencanaan yang mengurutkan prioritas dan menghitung biaya bersama keuangan, ke manajemen untuk pengesahan; lalu setiap posisi yang disahkan berubah menjadi permintaan rekrutmen yang diserahkan ke tim rekrutmen; dan hasil penempatan aktual kembali untuk dibandingkan dengan rencana dalam tinjauan kuartalan.
Siapa mengerjakan apa?
Peran operasional dalam sistem ini dan tanggung jawab masing-masing peran dalam alur kerja harian — tetapkan ke tim Anda apa adanya atau sesuaikan dengan kondisi Anda.
Manajer Perencanaan Tenaga Kerja
Memimpin siklus rencana tahunan, mengurutkan prioritas di kolom “Prioritas”, mengelola diskusi Forum, dan memimpin tinjauan kuartalan.
Manajer Departemen Pemohon
Mengangkat kebutuhan departemennya sebagai kartu berjustifikasi di “Kebutuhan”, dan membela prioritasnya di Forum dengan angka dan justifikasi operasional.
Analis Anggaran dari Keuangan
Menghitung biaya penuh setiap posisi di “Anggaran”, mencatat yang disahkan dan aktual di Kewajiban, dan mendeteksi penyimpangan seketika.
Koordinator Rekrutmen
Menerima posisi yang disahkan dari kolom “Penempatan” dan mengubahnya menjadi permintaan rekrutmen, serta memperbarui status pengisian setiap posisi pada kartu.
Apa yang disiapkan untuk Anda sejak hari pertama?
Unit sistem
- Tugas — Papan kanban dengan kolom alur kerja dan kartu eksekusi
- Forum — Diskusi terdokumentasi dalam bagian-bagian teratur — keputusan dan pengetahuan tak pernah hilang
- Iuran — Uang internal dengan privasi ketat — iuran, kasbon, dan pengeluaran
Bagian forum (4)
- Kebutuhan Departemen dan JustifikasinyaSetiap manajer departemen mengangkat kebutuhannya sebagai topik dengan angka dan justifikasi, dan alternatifnya dibahas di sini sebelum diangkat untuk pengesahan.
- Keputusan Pengesahan dan PenundaanDokumentasi posisi yang disahkan dan yang ditunda beserta alasan keputusannya — referensi tetap yang mencegah dibukanya kembali berkas yang sudah ditutup.
- Indikator Pasar Kerja dan GajiPerkembangan gaji pasar dan ketersediaan talenta yang memengaruhi rencana — dibagikan tim beserta sumbernya.
- Diskusi UmumTopik perencanaan tenaga kerja yang tidak masuk dalam kategori di atas.
«Aturan Kerja dalam Sistem Ini» — Disematkan di forum
1) Tidak ada posisi di luar rencana: setiap kebutuhan dicatat sebagai kartu di “Kebutuhan” dengan justifikasinya, dan rekrutmen tidak dibuka untuk posisi yang belum disahkan di “Pengesahan”. 2) Justifikasi kebutuhan dan diskusi prioritas didokumentasikan di bagian “Kebutuhan Departemen” di Forum, bukan dalam rapat lisan. 3) Keputusan pengesahan dan penundaan dicatat di bagian “Keputusan Pengesahan dan Penundaan” beserta alasannya pada hari diterbitkan. 4) Biaya setiap posisi yang disahkan dicatat di Kewajiban saat pengesahan, dan diperbarui dengan biaya aktual saat penempatan. 5) Tinjauan kuartalan adalah jadwal tetap yang tidak ditunda, dan kartu diperbarui dengan status aktualnya seminggu sebelumnya.
Sistem yang mirip dengan ini
Siap? Proyek pertama Anda hanya dua menit lagi
Buat ruang kerja gratis Anda sekarang, dan undang tim Anda sebelum hari berakhir.