Sistema per negozio di ricambi auto
Un negozio di ricambi con un vasto magazzino e ordini da officine con conti mensili.
Dall'ordine dell'officina con il codice del ricambio alla verifica, alla preparazione, alla consegna, al conto mensile e all'incasso.
Senza carta di credito — il tuo progetto è pronto con il sistema completo in un minuto
Ecco la bacheca del sistema come la riceverai: colonne del flusso di lavoro e schede iniziali che mostrano i primi passi
Come scorre il lavoro in questo sistema?
Le officine ordinano con i codici dei ricambi, non con i nomi: ogni ordine di officina entra come scheda nella colonna «Ordine» con il codice del ricambio o il numero di telaio e il modello dell'auto. Il magazziniere la sposta in «Verifica», dove confronta il codice con il magazzino o con le alternative approvate, originali e aftermarket; se il ricambio è disponibile la scheda passa in «Preparazione», altrimenti resta in «Verifica» finché l'alternativa viene approvata con il cliente o l'ordine rifiutato. Dopo la preparazione la scheda passa in «Consegna» fino al ritiro da parte dell'officina; le fatture del mese si raggruppano in «Conto mensile», separato per ciascuna officina, e si chiudono in «Incasso» al pagamento.
La chat collega le vendite officine e il magazziniere: confermare il codice di un ricambio da una foto inviata da un meccanico, una domanda sulla differenza tra originale e aftermarket o una richiesta urgente di un'officina con un'auto sul ponte che non può aspettare. L'accordo finale su codice, prezzo e alternativa si fissa sulla scheda, così la fattura non diverge dall'ordine al momento del conto mensile.
Le Scadenze gestiscono i conti mensili delle officine — i crediti di ciascuna, i limiti di fido e le scadenze di pagamento — e i debiti verso i fornitori di ricambi: il negozio sa officina per officina chi paga puntuale e chi supera il proprio limite, e sospende la vendita a termine ai ritardatari prima che i crediti si accumulino.
Chi fa cosa?
I ruoli operativi di questo sistema e la responsabilità di ciascuno nel lavoro quotidiano — assegnali al tuo team così come sono o adattali alla vostra realtà.
Responsabile vendite officine
Riceve gli ordini delle officine e li registra con i codici sulle schede; segue la «Verifica» con i clienti quando serve un'alternativa; cura il rapporto continuativo con le officine e i loro limiti di fido.
Magazziniere
Confronta i codici in «Verifica», prepara i ricambi in «Preparazione» e aggiorna le giacenze; segnala in chat quando un articolo non disponibile viene richiesto ripetutamente, perché entri nel prossimo acquisto.
Responsabile conti mensili
Raggruppa le fatture di ogni officina in «Conto mensile», segue «Incasso» e i crediti scaduti e si coordina con le vendite prima di consentire il superamento di qualsiasi limite di fido.
Cosa viene preparato per te dal primo giorno?
Unità del sistema
- Attività — Una bacheca kanban con colonne del flusso di lavoro e schede di esecuzione
- Chat — Il canale rapido per il coordinamento quotidiano del team
- Scadenze — Il denaro interno con massima riservatezza — scadenze, anticipi e spese
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