Sistema per agenzie di sdoganamento
Agenzie di pratiche doganali che gestiscono spedizioni in importazione con documenti, dichiarazioni, dazi e svincoli.
Il percorso della spedizione dai documenti alla dichiarazione, all'ispezione, ai dazi, allo svincolo e alla consegna, con i fondi del cliente separati da quelli dell'agenzia.
Senza carta di credito — il tuo progetto è pronto con il sistema completo in un minuto
Ecco la bacheca del sistema come la riceverai: colonne del flusso di lavoro e schede iniziali che mostrano i primi passi
Come scorre il lavoro in questo sistema?
Ogni spedizione in arrivo entra come scheda in «Documenti», dove vengono raccolti polizza di carico, fattura, certificato di origine e i documenti del cliente; ciò che manca viene identificato e richiesto al cliente tramite la chat. A pratica completa, lo spedizioniere doganale autorizzato registra la dichiarazione doganale e la scheda passa a «Dichiarazione», quindi a «Ispezione» se la spedizione è soggetta a controllo: l'addetto al follow-up segue data ed esito del controllo e carica il verbale sulla scheda.
Dopo l'ispezione la scheda passa a «Dazi», dove vengono pagati i dazi doganali con importo e ricevuta documentati, quindi a «Svincolo» al rilascio dell'autorizzazione finale e a «Consegna» quando la spedizione esce dal porto e viene consegnata al cliente o al vettore autorizzato. Il ciclo si chiude infine in «Fatturazione» con gli onorari dell'agenzia per la spedizione.
I pagamenti sono la spina dorsale finanziaria dell'agenzia: i dazi pagati per conto di ogni cliente vengono registrati separatamente dagli onorari di sdoganamento, e gli acconti ricevuti e i residui sono seguiti con una riservatezza accessibile solo a chi ha le autorizzazioni. La chat serve per il coordinamento rapido con i referenti portuali, i trasportatori e i clienti: un documento mancante, una data di ispezione spostata, una spedizione pronta all'uscita.
Chi fa cosa?
I ruoli operativi di questo sistema e la responsabilità di ciascuno nel lavoro quotidiano — assegnali al tuo team così come sono o adattali alla vostra realtà.
Spedizioniere doganale autorizzato
Approva e firma le dichiarazioni doganali, segue «Ispezione» e «Svincolo» e risolve con le autorità qualsiasi questione di classificazione o valutazione.
Addetti al follow-up
Raccolgono i documenti e spostano le schede tra le colonne, seguono le date di ispezione e caricano verbali e ricevute su ogni scheda.
Coordinatore clienti
Riceve le nuove spedizioni, informa i clienti di mancanze e novità tramite la chat e pianifica la consegna dopo lo svincolo.
Contabile
Registra nei pagamenti i dazi pagati per conto dei clienti, gli onorari e i versamenti, ed emette le fatture nella colonna «Fatturazione».
Cosa viene preparato per te dal primo giorno?
Unità del sistema
- Attività — Una bacheca kanban con colonne del flusso di lavoro e schede di esecuzione
- Chat — Il canale rapido per il coordinamento quotidiano del team
- Scadenze — Il denaro interno con massima riservatezza — scadenze, anticipi e spese
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