Sistema per negozio di regali e confezionamento
Un negozio di articoli da regalo con personalizzazione e ordini per occasioni legati a date che non ammettono ritardi.
Dall'ordine per l'occasione alla personalizzazione, al confezionamento e alla consegna puntuale: è la data a guidare il lavoro.
Senza carta di credito — il tuo progetto è pronto con il sistema completo in un minuto
Ecco la bacheca del sistema come la riceverai: colonne del flusso di lavoro e schede iniziali che mostrano i primi passi
Come scorre il lavoro in questo sistema?
L'ordine per un'occasione entra come scheda nella colonna «Ordine» con la data dell'evento, il nome del destinatario e la dedica — qui la data comanda e tutto si costruisce su di essa. Il coordinatore la sposta in «Personalizzazione», dove si incidono nomi, si stampano frasi o si compongono cesti secondo la richiesta del cliente; poi in «Confezionamento» per l'incarto finale secondo gli standard del negozio; poi in «Calendario consegne», ordinato giorno per giorno in base alle date di consegna imminenti. Alla consegna la scheda si chiude in «Consegnato» e la posizione si completa in «Fatturazione».
La chat si accende prima delle festività — feste comandate, lauree e ricorrenze nazionali: il coordinatore passa al team di personalizzazione le modifiche urgenti dei clienti e il responsabile delle consegne coordina appuntamenti ravvicinati nello stesso giorno. I dettagli di personalizzazione approvati — testi e dediche — restano documentati sulla scheda, perché un errore in un nome o in una frase significa rifare tutto da capo.
Le Scadenze registrano i costi dei materiali di personalizzazione e confezionamento per ogni ordine e le spese di consegna, e seguono i crediti verso aziende ed enti che ordinano regali aziendali con fatture a termine: il titolare sa cosa gli spetta e cosa deve nel pieno della stagione, quando gli ordini si moltiplicano.
Chi fa cosa?
I ruoli operativi di questo sistema e la responsabilità di ciascuno nel lavoro quotidiano — assegnali al tuo team così come sono o adattali alla vostra realtà.
Coordinatore ordini
Riceve gli ordini e registra sulla scheda i dettagli dell'occasione e della personalizzazione; ordina le priorità di tutto il lavoro in base alle date di consegna, non all'ordine di arrivo.
Addetto alla personalizzazione
Esegue incisioni, stampe e composizione dei cesti nella colonna «Personalizzazione» e si rivolge al coordinatore per ogni specifica poco chiara prima dell'esecuzione, non dopo.
Addetti al confezionamento
Ricevono da «Personalizzazione» e confezionano secondo gli standard del negozio; nessun pezzo passa a «Calendario consegne» senza completezza e controllo dei testi.
Responsabile delle consegne
Gestisce il «Calendario consegne» giorno per giorno, coordina gli appuntamenti con clienti e rider e chiude le schede in «Consegnato» seguendone la fatturazione.
Cosa viene preparato per te dal primo giorno?
Unità del sistema
- Attività — Una bacheca kanban con colonne del flusso di lavoro e schede di esecuzione
- Chat — Il canale rapido per il coordinamento quotidiano del team
- Scadenze — Il denaro interno con massima riservatezza — scadenze, anticipi e spese
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