Sistema per agenzie di immigrazione e visti
Agenzie di servizi di immigrazione e visti che trattano per i propri clienti permessi di lavoro, visti di visita e permessi di soggiorno.
Ogni pratica è una scheda dai documenti alla consegna, con monitoraggio quotidiano degli enti e avvisi immediati a ogni cambio di normativa.
Senza carta di credito — il tuo progetto è pronto con il sistema completo in un minuto
Ecco la bacheca del sistema come la riceverai: colonne del flusso di lavoro e schede iniziali che mostrano i primi passi
Come scorre il lavoro in questo sistema?
Ogni pratica è una scheda che parte da “Documenti del cliente”, con la ricezione di passaporti, titoli di studio e lettere richieste e la verifica della loro completezza e validità; passa poi a “Presentazione”, dove il responsabile accreditato prepara la domanda e la presenta all'ente competente tramite i canali ufficiali. La scheda resta in “In lavorazione” con il monitoraggio quotidiano dello stato della domanda e la registrazione immediata di ogni rilievo o richiesta di integrazione da parte dell'ente; all'esito passa a “Esito” — accettazione, integrazione o rifiuto con la relativa motivazione — e infine a “Consegna”, con la consegna al cliente del visto o del permesso e la chiusura della pratica.
La chat è per il coordinamento interno rapido: avvisare un addetto al follow-up di una risposta arrivata dall'ente, o richiedere a un cliente un documento mancante prima della presentazione. Gli Annunci sono la voce dell'agenzia verso i clienti: ogni cambiamento nelle norme su visti, permessi o tariffe viene pubblicato subito con il suo impatto pratico sulle pratiche in corso e nuove — così il cliente conosce la propria posizione senza dover chiamare, ed è proprio questo flusso di avvisi a costruire la fiducia dei clienti nell'agenzia.
Le Scadenze separano con precisione le tasse governative pagate per conto del cliente dagli onorari dell'agenzia, e registrano per ogni pratica quanto il cliente ha versato e quanto resta dovuto. Il responsabile accreditato riesamina ogni giorno le schede in “In lavorazione” per individuare le pratiche che superano i tempi consueti e incarica gli addetti al follow-up di contattare gli enti: nessuna pratica si perde tra gli uffici dell'ente e nessuna tassa in ritardo blocca una pratica ormai pronta.
Chi fa cosa?
I ruoli operativi di questo sistema e la responsabilità di ciascuno nel lavoro quotidiano — assegnali al tuo team così come sono o adattali alla vostra realtà.
Responsabile accreditato
Presenta le domande agli enti nella sua veste accreditata, verifica la completezza dei fascicoli prima della presentazione e decide sulle pratiche in “Esito”, dando indicazioni per integrazioni o ricorsi.
Addetti al follow-up
Spostano le schede tra le colonne, seguono quotidianamente lo stato delle domande in “In lavorazione” e aggiornano le schede con ogni risposta degli enti non appena arriva.
Addetto all'accoglienza
Riceve i documenti dei clienti e ne verifica la completezza in “Documenti del cliente”, li contatta per completare le mancanze e cura la consegna finale in “Consegna”.
Cosa viene preparato per te dal primo giorno?
Unità del sistema
- Attività — Una bacheca kanban con colonne del flusso di lavoro e schede di esecuzione
- Chat — Il canale rapido per il coordinamento quotidiano del team
- Annunci — La voce ufficiale della direzione: circolari e avvisi che raggiungono tutti
- Scadenze — Il denaro interno con massima riservatezza — scadenze, anticipi e spese
Annuncio di benvenuto: «Benvenuti nel sistema delle pratiche»
Da oggi ogni pratica è una scheda che avanza dai documenti alla consegna, ogni risposta dell'ente si registra sulla scheda non appena arriva e ogni cambio di normativa si pubblica negli Annunci perché i nostri clienti lo sappiano. Primo passo: registrate ora le pratiche in corso e aggiornatene lo stato reale sulle colonne.
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