Sistema per il reparto internal audit
Un team di internal audit che esegue verifiche periodiche su funzioni e processi e segue i propri rilievi fino alla chiusura completa.
Dal piano di audit annuale alla chiusura dei rilievi: verifica documentata, rilievi supportati da evidenze e azioni correttive che non si chiudono prima della verifica.
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Ecco la bacheca del sistema come la riceverai: colonne del flusso di lavoro e schede iniziali che mostrano i primi passi
Come scorre il lavoro in questo sistema?
L'anno inizia con le schede delle verifiche nella colonna “Piano” secondo il piano di audit annuale approvato: ambito, funzione oggetto, rischi e periodo. All'avvio della verifica la scheda passa a “Verifica”, dove l'auditor raccoglie le evidenze, esegue i test e vi documenta le carte di lavoro. Ogni irregolarità scoperta si registra come scheda autonoma in “Rilievo” con descrizione del caso, criterio violato, grado di gravità ed evidenze, e si consegna alla funzione interessata: passa così a “Trattamento”, dove questa si impegna a un piano di correzione con responsabile e scadenza. Dopo l'esecuzione si sposta in “Follow-up”, dove l'auditor verifica l'effettiva efficacia del trattamento — non solo sulla carta — poi i risultati si riepilogano in “Report” da presentare all'alta direzione e al comitato di audit, e la scheda si chiude in “Chiusura” dopo l'approvazione del report.
Il forum è l'archivio vivo dell'audit: metodologie e programmi di lavoro approvati, rilievi ricorrenti tra le funzioni che rivelano un difetto sistemico e non individuale, e discussioni su criteri e precedenti a cui il team si richiama. Ciò che si documenta qui protegge l'indipendenza dell'audit: un parere professionale scritto, non impressioni verbali mutevoli.
Il lavoro scorre dal direttore dell'audit, che definisce il piano e distribuisce le verifiche, agli auditor, che eseguono e documentano, ai manager delle funzioni verificate, che ricevono i rilievi e li trattano alle scadenze; poi l'auditor torna a verificare in “Follow-up” — non accetta la chiusura di un rilievo sulla promessa, ma sull'evidenza della correzione. Il direttore dell'audit presenta periodicamente i propri report all'alta direzione e al comitato di audit.
Chi fa cosa?
I ruoli operativi di questo sistema e la responsabilità di ciascuno nel lavoro quotidiano — assegnali al tuo team così come sono o adattali alla vostra realtà.
Direttore internal audit
Definisce e fa approvare il piano annuale in “Piano”, distribuisce le verifiche agli auditor, riesamina i report prima della presentazione al comitato di audit e approva la chiusura dei rilievi.
Auditor
Eseguono le verifiche e documentano le carte di lavoro sulle schede; redigono i rilievi supportati da evidenze e grado di gravità e ne verificano i trattamenti in “Follow-up”.
Manager della funzione verificata
Facilita l'accesso degli auditor ai registri, riceve i rilievi della propria funzione in “Trattamento” impegnandosi a piano e scadenza, e carica le evidenze di esecuzione sulla scheda.
Coordinatore dei report
Raccoglie i risultati delle verifiche e redige il report periodico in “Report”; segue le scadenze dei trattamenti in ritardo e li segnala prima della scadenza.
Cosa viene preparato per te dal primo giorno?
Unità del sistema
- Attività — Una bacheca kanban con colonne del flusso di lavoro e schede di esecuzione
- Forum — Discussioni documentate in sezioni ordinate: decisioni e conoscenza non vanno mai perse
Sezioni del forum (4)
- Metodologie e programmi di auditProgrammi di lavoro e checklist approvati per ogni ambito di audit — un'unica versione aggiornata con cui lavora tutto il team.
- Rilievi ricorrenti e pattern di irregolaritàI rilievi che ricorrono in funzioni diverse e rivelano un difetto sistemico, che merita una cura alla radice e non una correzione puntuale.
- Criteri e precedenti professionaliNorme, standard professionali e precedenti di trattamento di casi analoghi — un riferimento che decide i dissensi professionali nel team.
- Discussioni generaliTemi di lavoro del reparto che non rientrano nelle sezioni precedenti.
«Regole di lavoro di questo sistema» — Fissato nel forum
1. Nessuna verifica fuori dal piano approvato, salvo incarico documentato del comitato di audit allegato alla scheda. 2. Ogni rilievo si supporta con evidenze, criterio violato e grado di gravità — un rilievo senza evidenza non si consegna. 3. Metodologie e precedenti professionali si documentano nel forum; ciò che non è scritto non vale nei dissensi professionali. 4. Nessun rilievo si chiude senza la verifica del trattamento da parte dell'auditor in “Follow-up” con evidenza effettiva. 5. L'indipendenza del team è una linea rossa: qualsiasi pressione per modificare o ritardare un rilievo si documenta e si segnala subito al comitato di audit.
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