Sistema per studi notarili
Studi notarili con pratiche quotidiane di contratti, procure e trasferimenti di proprietà.
La pratica notarile dalla prenotazione dell'appuntamento all'archiviazione, con verifiche rigorose e diritti giornalieri registrati man mano.
Senza carta di credito — il tuo progetto è pronto con il sistema completo in un minuto
Ecco la bacheca del sistema come la riceverai: colonne del flusso di lavoro e schede iniziali che mostrano i primi passi
Come scorre il lavoro in questo sistema?
Ogni pratica è una scheda che parte da “Prenotazione appuntamento”, con i dati delle parti, il tipo di atto — contratto, procura o trasferimento di proprietà — la data dell'appuntamento e i documenti da portare; al loro arrivo passa a “Verifica”, per il controllo di identità, capacità e completezza dei documenti. In “Redazione” il redattore scrive il testo del contratto o della procura secondo la volontà delle parti e le disposizioni di legge e lo sottopone loro, quindi in “Stipula” il notaio riceve le dichiarazioni, raccoglie le firme ed emette l'atto; infine “Consegna e archiviazione”, con la consegna delle copie alle parti e la conservazione del registro con un numero di riferimento.
La chat coordina la giornata di lavoro: confermare un appuntamento con una parte, avvisare un redattore dell'arrivo di una parte in ritardo o richiedere un documento mancante prima dell'appuntamento, perché nessuno si presenti invano. Gli Annunci pubblicano per il pubblico gli orari di apertura e gli avvisi ufficiali — come le nuove disposizioni del Ministero della Giustizia sulle procedure notarili o i requisiti del trasferimento elettronico della proprietà — così ogni cliente arriva con i documenti completi fin dalla prima visita.
Le Scadenze registrano quotidianamente i diritti di ogni pratica e separano i diritti di legge dagli onorari dello studio: il notaio titolare conosce con precisione l'incasso del giorno e del mese, senza conteggi manuali. I redattori spostano le schede tra le colonne a ogni pratica, e il notaio riesamina l'elenco “Stipula” prima di ogni sessione e non appone il sigillo su alcuna pratica prima che verifica e redazione siano complete sulla sua scheda — il suo sigillo è una responsabilità legale che non si affida all'improvvisazione del momento.
Chi fa cosa?
I ruoli operativi di questo sistema e la responsabilità di ciascuno nel lavoro quotidiano — assegnali al tuo team così come sono o adattali alla vostra realtà.
Notaio titolare
Riceve le dichiarazioni e stipula gli atti nella colonna “Stipula”, approva le redazioni dei contratti non consueti e riesamina il registro del giorno prima della chiusura.
Redattori notarili
Verificano identità e documenti in “Verifica”, redigono contratti e procure e spostano le schede tra le colonne a ogni pratica.
Coordinatore degli appuntamenti
Gestisce il calendario di “Prenotazione appuntamento”, conferma la presenza con le parti comunicando i documenti richiesti e cura consegna e archiviazione dopo il completamento dell'atto.
Cosa viene preparato per te dal primo giorno?
Unità del sistema
- Attività — Una bacheca kanban con colonne del flusso di lavoro e schede di esecuzione
- Chat — Il canale rapido per il coordinamento quotidiano del team
- Annunci — La voce ufficiale della direzione: circolari e avvisi che raggiungono tutti
- Scadenze — Il denaro interno con massima riservatezza — scadenze, anticipi e spese
Annuncio di benvenuto: «Benvenuti nel sistema dello studio notarile»
Da oggi ogni pratica è una scheda che avanza dalla prenotazione dell'appuntamento alla consegna e archiviazione, e tutti i diritti si registrano nelle Scadenze il giorno stesso. Iniziate registrando gli appuntamenti di questa settimana come schede nel calendario, e pubblicate negli Annunci i requisiti documentali per ogni tipo di atto, perché i clienti li leggano prima di presentarsi.
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